بهمن
توازن یا هم‌ترازی تیم چیست؟
کشف کنید چگونه می‌توان زمینه مشترکی را ایجاد کرد که برای کار تیمی بسیار مؤثر، ضروری است
مقدمه
در کارگاهی که اخیراً با نزدیک به 100 شرکت‌کننده در آن برگزار کردیم، از شرکت‌کنندگان پرسیدیم “چه مشکلات سازمانی، موانع و خطراتی باعث می‌شود شما نتوانید به صورت موفقیت‌آمیز ایده‌های تجاری خود را آزمایش کنید؟ ” یکی از بزرگ‌ترین دردسرهایی که اکثر شرکت‌کنندگان تکرار کردند، کمبود وقت بود. اکثر تیم‌های نوآوری شرکتی که با آنها کار می‌کنیم، اغلب در چندین رشته مشغول فعالیت هستند. آنها یک ایده را با اضافه‌کردن به حجم کار موجود خود آزمایش می‌کنند. آنچه در ابتدا به عنوان فرصتی برای کار بر روی یک پروژه جدید مهیج آغاز می‌شود، به‌سرعت به ناامیدی تبدیل می‌شود، جایی که کارهای زیادی با نتایج ضعیف و تأثیر کم انجام می‌شود.
مؤثرترین تیم‌هایی که با آنها روبرو شده‌ایم در واقع از این موارد به نفع خود استفاده کرده‌اند. جایی که محدودیت زمان به مکانیسم تمرکز برای برنامه‌ریزی بهتر، مدیریت بهتر تیم و در نهایت گردش کار چابک‌تر تبدیل می‌شود. ایجاد یک هماهنگی تیمی قوی می‌تواند اولین قدم اساسی در ایجاد این گردش کار باشد.
نتایج عدم انطباق و ناهماهنگی در تیم‌ها
متأسفانه بسیاری از ما، از این دست تجارب ناخوشایند کار در یک تیم نامرتب و ناکارآمد را داشته‌ایم. این تجارب اغلب با عدم پیشرفت همراه شده و تأخیرهای غیر قابل تحملی ایجاد می‌کنند زیرا اعضای تیم در مسائل عملیاتی گیر می‌کنند.
من طی 20 سال گذشته به تیم‌های مختلف در اندازه‌های متفاوت کمک کرده‌ام که در کنار هم کار کنند و در اینجا برخی از علائم، نشانه‌ها و عواقب اصلی عدم انطباقی که در این تیم‌ها مشاهده کرده‌ام را با شما به اشتراک می‌گذارم.
لیست نشانه‌ها و عواقب
- مشخص نیست چه کسی چه کاری انجام می‌دهد
- وقت باارزش در جلسات بی‌پایان از دست می‌رود
- کار خیلی آهسته تحویل داده می‌شود
- اولویت‌ها مدام تغییر می‌کنند و هیچ‌کس نمی‌تواند دلیل آن را بفهمد
- پروژه‌ها اغلب شبیه هم بوده و هم‌پوشانی دارند
- اعضای تیم در سیلوها کار می‌کنند
- کارهای زیادی با نتایج ضعیف و تأثیر کم انجام می‌شود
بزرگ‌ترین درد عدم انطباق بدون شک نسبت بد و نامناسب بین تلاش صورت‌گرفته و تأثیرات و نتایج حاصله از آن تلاش‌ها است. تیم‌ها برای اثربخشی کم تلاش زیادی می‌کنند. کار تحویل داده می‌شود اما در نهایت هیچ‌کس از نتیجه راضی نیست و هیچ‌چیز تغییر نمی‌کند. انرژی و منابع قابل‌توجهی به دلیل تقسیم ضعیف کار و ادغام ضعیف در قسمت‌های جداگانه، از بین می‌رود، نه به این دلیل که افراد تیم سخت کار نمی‌کنند.
توازن (هم‌ترازی) تیم دقیقاً چیست؟
به زبان ساده هم ترازی تیم، فرایندی است که به اعضای تیم کمک می‌کند تا به صورت هماهنگ کار کنند. توازن به عنوان عملکرد هماهنگ بخش‌های مختلف یک مجموعه تعریف می‌شود. برای ما انسان‌ها، فرایند همسویی و هماهنگی از طریق ارتباط حاصل می‌شود.
هم‌ترازی یا توازن در واقع، برقراری ارتباط است.
مراحل هم‌ترازی تیم
هر چیزی که تیم‌ها آن را با موفقیت به انجام می‌رسانند، از برگزاری یک مهمانی گرفته تا ساخت هواپیما، محصول جانبی ارتباط و هماهنگی موفقیت‌آمیز است. اعضای تیم باید به طور مداوم ارتباط برقرار کنند تا قبل و در طول یک پروژه با یکدیگر هماهنگ شوند تا از این طریق مشارکت‌های فردی خود را با موفقیت همسو کنند و به هدف و مأموریت مشترک خود برسند. به عبارت دیگر، برای کار مشترک نیاز به هماهنگی است، اما این خود موضوع، ارتباطات را می‌طلبد.
“همسو کردن یا برقراری ارتباط موثر، به معنای ایجاد و حفظ نقاط مشترک کافی در تیم است. نقطه مشترک تیم‌ها مجموع آن چیزی است که همه می‌دانند و دیگران نیز می‌دانند.”
(کلارک، 1996)
مفهوم زمینه مشترک
زمینه مشترک مترادف: دانش مشترک، درک متقابل و درک مشترک
همه چیزی را می‌دانند و همچنین می‌دانند که بقیه می‌دانند.
- A ، X را می‌شناسد
- B ، X را می‌شناسد
- A و B می‌دانند که هر دو X را می‌شناسند
به عنوان مثال، اگر “آن” (A) بداند که “باب” (B) توافق کرده است که قبل از ظهر فردا مشکل نرم‌افزاری را برطرف کند، و باب هم می‌داند که “آن” این موضوع را می‌داند، این اطلاعات بخشی از موضوعات مشترک Ann و Bob است. اگر فقط “باب” می‌داند و “آن” نمی‌داند، “رفع اشکال قبل از ظهر” بخشی از نقاط مشترک آنها نیست. این اطلاعات خصوصی برای باب است.
نقاط مشترک عامل مهمی در موفقیت تیم است. وقتی اعضای تیم به اندازه کافی با هم هماهنگ باشند، افراد می‌توانند اقدامات یکدیگر را با موفقیت پیش‌بینی کنند. آنها با دردست‌داشتن همان اطلاعات و با درنظرگرفتن سایر اطلاعات، تصمیمات فردی مناسب را اتخاذ می‌کنند، تیم هماهنگ می‌شوند و در نتیجه اثربخشی افزایش می‌یابد.
از طرف دیگر، شما می‌توانید از تیمی که دارای نقاط مشترک کم است، فقط نتایج ضعیف را انتظار داشته باشید. اعضای تیم به دلیل وجود شکاف ادراکی با مشکلات اجتناب‌ناپذیری روبرو می‌شوند. کمبود اطلاعات مشترک باعث می‌شود که اعضای تیم اقدامات یکدیگر را به اشتباه پیش‌بینی کرده و این همکاری را مختل خواهد کرد.
آیا همه کانال‌های ارتباطی تأثیر یکسانی بر توازن تیم دارند؟
همه کانال‌های ارتباطی تأثیر یکسانی در ایجاد زمینه مشترک ندارند (کلارک و برنان، 1991). برخی از آنها کارایی بیشتری نسبت به سایرین دارند. به عبارت دقیق‌تر، آنها اطلاعات بسیار بیشتری را سریع‌تر منتقل می‌کنند و فرصت‌های بیشتری برای تأیید اشتراک اطلاعات به طور هماهنگ فراهم می‌کنند.
مکالمه، یا گفتگوی رودررو، تا حد زیادی “فناوری” و همچنین کنفرانس ویدئویی مؤثرترین راه‌هایی هستند که پیشرفت زیادی در کاهش فاصله میان اعضای تیم و ایجاد تجربیات مشترک، ایجاد می‌کنند.
نیروهای وظیفه، اتاق‌های جنگ و سایر واحدهای بحران هنوز اهمیت جلسات حضوری را در صورت نیاز به کارایی فوق‌العاده نشان می‌دهند. چرا؟ ازآنجاکه ارتباط رودررو به ایجاد زمینه‌های مشترک با کارایی بیشتر کمک می‌کند، بنابراین قدرت جمعی بیشتر و سریع‌تری ایجاد می‌کند.
سایر کانال‌های ارتباطی موانع ارتباطی را در مقایسه با تعامل رودررو، افزایش می‌دهند. به عنوان مثال، کمبود اطلاعات غیرکلامی و زمینه‌ای، سیگنال‌های ضعیف، تأخیرها، وقفه‌ها یا بازخورد کند (کلارک و برنان، 1991) این موانع می‌توانند به طور قابل‌توجهی توانایی ما در ایجاد زمینه‌های مشترک را کاهش دهند و به همین دلیل از سرعت فعالیت پرقدرت تیم‌های ما بکاهند.
از هر کانال ارتباطی بیشترین بهره را ببرید
نقاط مشترک یک تیم به صورت استعاری مانند یک بالون هوای گرم در نظر گرفته می‌شود: سبد پروژه است، اعضای تیم، مسافران و بالون، نقطه مشترک است. برای شروع پروژه، در ابتدا انرژی بیشتری برای باد کردن بالون (زمینه مشترک) موردنیاز است. کانال‌های ارتباطی همگام و هماهنگ برای این امر بسیار عالی عمل می‌کنند:
آنها اجازه می‌دهند اطلاعات بیشتری از طریق آنها به اشتراک گذاشته شود و امکانات بیشتری برای برطرف‌کردن سوءتفاهم‌ها در زمان واقعی (ارتباطات همزمان) فراهم گردد.
هنگامی‌که در پرواز هستید، اصلاحات کوچک برای پرواز به مقصد کافی است. کانال‌های ارتباطی ناهمزمان برای آن مناسب است و انعطاف‌پذیری بیشتری برای هر یک از اعضای تیم فراهم می‌کنند.
ارتباطات همزمان
تماس‌های حضوری، ویدئوکنفرانس و کنفرانس را وقتی که موارد مشترک تیم به تقویت فراوان نیاز دارد، ترجیح دهید، به عنوان مثال:
- شروع فعالیت‌ها و پروژه‌های جدید
- حل مشکلات پیچیده
- انجام کارهای خلاقانه
- کار با تیم‌های جدید
ارتباطات ناهمزمان
از ایمیل، اتاق گفتگو و سایر رسانه‌های ناهمزمان برای به‌روزرسانی‌ها و هماهنگی‌های بیشتر استفاده کنید. مانند:
- اطلاع‌رسانی درباره تغییرات
- ویرایش همزمان اسناد
- به اشتراک‌گذاری به‌روزرسانی‌ها و گزارش‌های وضعیت
- کار با تیم‌های باسابقه
من توصیه نمی‌کنم فقط با استفاده از کانال‌های ناهمزمان پروژه‌هایی را با تیم‌های کاملاً جدید آغاز کنید. کانال‌های ناهمزمان پهنای باند کافی برای کمک به توازن و اتحاد تیم‌های جدید را به صورت موفق ارائه نمی‌دهند. تا به امروز، من تیم‌هایی را ندیده‌ام که بتوانند بالن هوای گرم را برای مسابقات باد کنند. وقتی این اتفاق می‌افتد، پروژه از ابتدا تا انتهای دچار بی‌نظمی و شکست می‌شود.
ابزارهایی برای دستیابی به کار تیمی با عملکرد بالا
نرم‌افزار ” “High-Impact Tools for Teams 2 یک ابزار ایجاد توازن و هم‌ترازی ارائه می‌دهد که به طور خاص برای تقویت زمینه مشترک تیم‌های پروژه محور طراحی شده است.
نقشه هم‌ترازی تیم (TAM) برای تنظیم سریع مأموریت تیم و اهدافی که باید توسط آنها محقق شود فراهم نموده و خطرات را کاهش دهد.
قرارداد تیمی برای مذاکره و ایجاد رفتارها و قوانین تیمی، چه به طور کلی و چه به طور موقت.
هر دو ابزار به تشکیل جلساتی کمک می‌کنند تا بالن هوای گرم را با قدرت بادکرده و تیم را هماهنگ کنند: زمینه‌های مشترک قوی ایجاد می‌شود، شرکت‌کنندگان با اعتماد به نفس زیادتر و برای تأثیر بیشتر در کنار یکدیگر به شکل موثری عمل خواهند کرد.
منبع:
ترجمه و اقتباس:
حسین شکرگزار
غیاث الدین مشایی
