تصمیم گیری گروهی

  این دیدگاه که دو فکر بهتر از یک فکر کار می کنند مورد قبول جامعه آمریکا و سیستم های قانونی بسیاری از کشورها است. دامنه این باور به آنجا کشیده شده است که امروزه بسیاری از تصمیمات در سازمانها به وسیله گروه ها و تیم ها گرفته می شود.

 تفاوت فرد با گروه

 در بسیاری از سازمان ها گروه ها تصمیم می گیرند ، ولی آیا این بدان معنی است که تصمیمات گروهی بر تصمیماتی یک نفر به تنهایی می گیرد برتری دارد؟

 برای پاسخ دادن به این پرسش باید عوامل زیادی را در نظر گرفت ، در این باره نخست به نقاط قوت و ضعف و تصمیمات گروهی می پردازیم.

 نقاط قوت تصمیمات گروه

 تصمیمات فردی و گروهی نقاط قوت خاص خود را دارند. هریک از آنها برای موقعیت یا وضعیت خاصی مناسب است. در رابطه با تصمیم گیری ، نقاط قوت یا برتری گروه نسبت به فرد از این قرار است :

 ۱ – اطلاعات جامع تر و کامل تر

 چندین نفر با عرضه اطلاعات خود ، منبع اطلاعاتی گروه را برای تصمیم گیری غنی می سازند.

 ۲ – دیدگاه های بیشتر

 نه تنها اعضای گروه موجب غنی تر شدن منبع اطلاعاتی گروه برای تصمیم گیری می شوند ، بلکه طیفی وسیع تر یا دیدگاه بازتر به فرآیند تصمیم گیری می دهند. این امر باعث می شود که روش ها یا راه حل های بیشتری مورد توجه قرار گیرد.

 ۳ – پذیرش سریعتر راه‌حل

 بسیاری از راه حل های ارائه شده یا تصمیمات نهایی مورد قبول همگان قرار نمی گیرد. ولی اگر درباره یک راه حل ، اظهار نظرهای بیشتری شود و بسیاری از کسانی که باید به راه‌حل نهایی گردن نهند ، به هنگام استدلال و تصمیم گیری مشارکت کرده باشند ، با تصمیم نهایی کمتر مخالفت خواهند کرد و چون چیزی مورد قبول اکثریت قرار گرفت ، نه تنها خودشان آن را می پذیرند ، بلکه دیگران را نیز تشویق می کنند که آن را بپذیرند. در نتیجه تصمیم مزبور بیشتر مورد حمایت قرار می گیرد و موجب رضایت تعداد بیشتری از افراد می شود.

 ۴ – مشروعیت بیشتر

 در جامعه آمریکا بر ارزش های دموکراسی ارزش می گذارند. فرایند تصمیم گیری گروهی با آرمان های دموکراسی سازگار است ، بنابراین می توان مدعی شد که در مقایسه با تصمیمات فردی ، از مشروعیت بیشتری برخوردار است. هنگامی که یک نفر به هنگام تصمیم‌گیری در صدد بر نمی آید تا با دیگران مشورت کند ، امکان دارد قدرت مطلق وی این اندیشه را تداعی می‌کند که پایه های تصمیم گیری وی بر اساس خودکامگی و امیال شخصی گذارده شده است.

 نقاط ضعف تصمیمات گروه

بدیهی است که تصمیمات گروهی کاستی ها یا نقاط ضعف خاص خود را دارد. آن نقاط ضعف از این قرارند :

 ۱ – وقت گیر بودن

 گردهمایی و تشکیل گروه وقتگیر است. پس از گردهمایی ، معمولاً روابط متقابلی که بین اعضا برقرار می شود چندان مستحکم نیست. در نتیجه برای اینکه به راه حلی که مورد توافق همگان یا اکثریت باشد ، برسند ، باید وقت زیادی صرف کنند (البته در مقایسه با تصمیمی که یک نفر می توانست به تنهایی بگیرد). همین امر باعث می‌شود که مدیریت سازمان نتواند به هنگام ضرورت ، به سرعت و با قاطعیت عمل کند.

 ۲ – فشار در جهت سازش

 معمولاً گروه بر اعضای خود فشار می آورد. خواست هر عضو گروه این است که در گروه پذیرفته شود و به عنوان یک قلم از دارایی های آن در آید و باعث می شود که از بسیاری از دیدگاه های شخصی خود احتمالاً مخالف نظر گروه است ، چشم بپوشد که در نتیجه ، بین اعضای گروه فرآیند سازش تقویت خواهد شد.

 ۳ – فرمانروایی اقلیت

 همیشه یک یا چند نفر محور بحث های گروه را در دست دارند. اگر وضع به گونه ای باشد که این ائتلاف حاکم به وسیله اعضای رده پایین و میانی سازمان به وجود آید ، اثربخشی کل گروه لطمه خواهد دید.

 ۴ – مبهم بودن مسئولیت ها

 اعضای گروه مسئولیت مشترک دارند ، ولی واقعاً چه کسی مسئول این نتیجه کارها است؟ در موردی که یک نفر تصمیم بگیرد ، وی مسئول این نتیجه آن است و این موضوع بسیار روشن می باشد. در تصمیمی که به وسیله یک گروه گرفته شود ، مسئولیت هیچ عضوی از بابت نتیجه کار به صورتی دقیق مشخص نیست.

 کارایی و اثربخشی تصمیم گیری گروهی

 این مسئله که آیا اثربخشی گروه بیشتر است یا فرد ، به معیاری که برای تعیین و سنجش اثربخشی در نظر گرفته می شود بستگی دارد. از نظر دقت ، باید گفت که تصمیمات گروه دقیق‌تر است. مدارک موجود نشان می‌دهد که به طور متوسط ، کیفیت تصمیمات گروهی از تصمیمات فردی بهتر است. بدیهی است این بدان معنی نیست که گروه بهتر از فرد عمل می کند ، بلکه نتیجه تحقیقات نشان می دهد که تصمیمات گروهی از تصمیماتی که یک عضو متوسط گروه می گیرد ، بهتر است. ولی به ندرت امکان دارد که این تصمیمات از عملکرد شایسته ترین فرد بهتر باشد. اگر بتوان اثربخشی تصمیمات را در قالب و بر حسب سرعت تعریف کرد ، در آن صورت باید گفت افراد برتری دارند. اگر نوآوری و خلاقیت اهمیت داشته باشد ، آنگاه گروه به مراتب موثر تر از فرد است. ولی اگر مقصود و معنی اثربخشی ، قبول کردن و پذیرش راه حل نهایی باشد ، باز هم باید طرف گروه را گرفت.

ولی نمی‌توان بدون توجه کردن و ارزیابی کارایی مسئله اثربخشی را مورد توجه قرار داد. از دیدگاه کارایی ، همیشه به گروه نمره پایینی داده می‌شود و از نظر توان تصمیم گیری ، گروه پس از فرد قرار می گیرد. به جز چند مورد خاص ، گروه برای تصمیم گیری وقت نسبتاً زیادی صرف می‌کند. حالت های استثنا مربوط به مواردی می شود که یک نفر برای یافتن نوعی راه حل ، باید مقدار زیادی از وقت خود را صرف بررسی پرونده ها و صحبت کردن با دیگران بکند ، که در این صورت همکاری چند نفر آگاه و دادن اطلاعات آنها که همان تصمیم گیری گروهی است ، موجب می شود که وقت کمتری صرف شود.

 ولی همانگونه که پیش از این یادآور شدیم ، این نقاط قوت گروه از نظر کارایی یک حالت استثنایی دارد. معمولاً کارآیی گروه از فرد کمتر است. بنابراین ، چون مسئله به این صورت در می آید که آیا باید اتخاذ نوعی تصمیم را به گروه واگذار کرد یا خیر ، باید دید که آیا سود حاصل از اثربخشی بدان حد است که ضررهای ناشی از کاهش کارآیی را جبران کند یا خیر؟

 خلاصه

 برای طی تعدادی از مراحل تصمیم گیری و تکمیل آنها ، گروه محمل بسیار خوبی است. از نظر دامنه ، وسعت و عمق ، گروه می‌تواند منبع اطلاعاتی بسیار زیادی باشد. اگر گروه از افرادی تشکیل شده باشد که دارای زمینه های مختلف و گوناگون اطلاعاتی باشند ، راه حل ها بسیار زیاد و تجزیه و تحلیل ها در سطح وسیعی ارائه خواهند شد. زمانی که گروه در رابطه با یک راه حل به توافق رسید ، تصمیم مزبور پشتوانه های زیادی دارد و از حمایت بیشتر اعضا برخوردار است. ولی باید این نقاط قوت را در برابر نقاط ضعف آن قرار داد. نقاط ضعف از این قرارند : مدت زمان نسبتا زیادی که گروه صرف تصمیم‌گیری می‌کند ، تعارض و تضادی که در درون گروه به وجود می آید و فشاری که گروه در جهت سازش بر اعضا وارد می آورد. در جدول زیر دارایی‌ها و بدهی‌های گروه نشان داده شده است. می توان با مراجعه به این جدول نقاط قوت و ضعف گروه را باهم مقایسه و سپس برای تصمیم گیری ، بین فرد و گروه ، یکی را انتخاب کرد.

 همرنگ جماعت شدن و بریدن از گروه

 فرایند تصمیم گیری گروهی دو محصول فرعی به بار آورده که بسیار مورد توجه پژوهشگران رشته رفتار سازمانی قرار گرفته است. همانگونه که خواهیم دید ، در فرایند قضاوت های عینی گروه ، ارزیابی ها و ارائه راه حل ها که باید از کیفیت بالایی برخوردار باشند ، می‌توانند به صورت بالقوه بر توانایی های گروه اثر بگذارند.

نخستین پدیده را همرنگ جماعت شدن گروه می‌نامند و به هنجارها و معیارهای گروه مربوط می شود. این پدیده بیانگر شرایط و اوضاعی است که گروه برای سازش ، بر اعضای خود فشار وارد می آورد و همین فشار مانع از این می‌شود که گروه به دیدگاه‌های اقلیت غیرعادی و گمنام توجه کند. همرنگ جماعت شدن یک نوع بیماری است که بسیاری از گروه ها به آن مبتلا می شوند و در نتیجه عقب می مانند.

 دومین پدیده را بریده از گروه می نامند. یعنی به هنگام بحث درباره یک مجموعه از راه حل ها و رسیدن به یک راه حل ، اعضای گروه درباره موضع مورد نظر خود (راه حل پیشنهادی) اغراق می کنند. در برخی از شرایط گروه احتیاط می کند و راه حل محافظه کاران را می پذیرد و در آن جهت تغییر موضع می دهد. ولی مدارک و شواهد موجود نشان می دهد که در بیشتر مواقع ، گروه جسارت به خرج می دهد و راهی را در پیش می‌گیرد که دارای خطر و ریسکی بیشتر است ، یعنی در جهت پذیرفتن خطر بیشتر تغییر موضع می دهد. اینک دو پدیده مزبور را شرح می دهیم.

 همرنگ جماعت شدن گروه

 من چندین سال پیش شاهد تجربه جالبی بودم. در گردهمایی اعضای هیئت علمی یک دانشکده ، فیلمی به نمایش درآمد که در باره مشاوره دانشجویان بود. در این فیلم مسئولیت هر یک از اعضای هیئت علمی نشان داده می شد. پس از نمایش ، به آن فیلم رتبه دوم داده شد. سپس رئیس جلسه از افراد حاضر در آنجا خواست که پرسش‌های خود را مطرح کنند. تقریباً پس از گذشت ۱۵ ثانیه ، او با لحن او بیان ویژه‌ای سکوت را شکست و از آنها نظر خواهی کرد. هیچ صدای اعتراضی نشد. چون رئیس جلسه خواست تا افراد موافق دستهای خود را بلند کنند ، اکثریت قاطع آن جلسه (یعنی ۳۲ نفر عضو هیات علمی) دست خود را بلند کردند. رتبه فیلم مورد تایید همگان قرار گرفت و رئیس جلسه به مطالب بعدی پرداخت.

 در نخستین اقدام ، هیچ چیز غیر عادی نمی نمود ، ولی داستان در همین جا پایان نمی یابد. حدود ۲۰ دقیقه پس از پایان جلسه ، یکی از اعضای هیئت علمی با غرولند وارد دفتر من شد و شکایت خود را ارائه نمود. دادخواست وی بیانگر این مطلب بود که فیلم مربوط به مشاوره دانشجویی بر گروه تحمیل شده است و از رئیس جلسه خواسته بود تا موضوع فیلم مزبور را در دستور جلسه ماه بعد قرار دهد که مورد بحث قرار گیرد و سپس به آن رای بدهند.

 وقتی من از این استاد دانشگاه پرسیدم چرا در همان زمان چیزی نگفته است ، با قیافه ای مستاصل به من نگاه کرد و گفت که پس از جلسه با بسیاری از افراد صحبت کرده و متوجه شده است که خیلی ها با آن مخالف بوده اند. او گفت ، بدان سبب در جلسه صحبت نکرده است که فکر می کرده او تنها کسی است که مخالف آن است. نتیجه ای که از این واقعیت گرفته می شود این است که جلسه اعضای هیئت علمی آن دانشکده به بیماری کشنده همرنگ جماعت شدن مبتلا بوده است.

 آیا هرگز موردی پیش آمده است که شما در یک جلسه ، در کلاس درس یا در یک گروه غیر رسمی درباره موضوعی بحث کرده باشید ، ولی سرانجام با بقیه هم دست شده و بر رد آن موضوع رای داده باشید؟

شاید خجالت و کمرویی یکی از علت‌های آن باشد. از سوی دیگر ، ای بسا شما قربانی پدیده ” همرنگ جماعت شدن” با گروهی شده باشید ، یعنی همان پدیده‌ای که اگر رخ دهد اعضای گروه چنان شیفته آرای یکدیگر و گروه می شوند که از ارزیابی و قضاوت واقعی درباره راه‌حل‌های موجود عاجز می مانند و نمی توانند چیزی مخالف نظر جمع بگویند ، تکروی کنند و یا مطالبی غیرعادی ابراز نمایند. این پدیده نشان می دهد که در اثر فشارهای گروه ، قوه فکری و ذهنی فرد دچار ضعف و ناتوانی می شود ، نمی تواند درست قضاوت کند و به اصطلاح در آزمون سنجش واقعیت‌ها رد می شود.

 علائم پدیده همرنگ جماعت شدن

1. اعضای گروه در برابر هر نظری که مخالف دیدگاهشان باشد مقاومت می‌کنند. آنها بدون توجه به مستدل بودن مخالفت ها ، همواره می کوشند تا دیدگاه ها و نظرات اولیه خود را تایید و تقویت نمایند.
2. اگر کسی نسبت به دیدگاه مشترک گروه مخالفت کند یا موضوع اعتبار و اعتماد بحث هایی را که در تایید آن دیدگاه ارائه می شود زیر سوال ببرد ، سایر اعضای گروه مستقیماً بر وی فشار وارد خواهند کرد.
3. اگر برخی از اعضا نسبت به دیدگاه مشترک گروه شک یا تردید داشته باشند ، برای این که با نظر گروه مخالفت نکرده باشند ، می کوشند تا سکوت را پیشه خود سازند و شک و تردید خود را کم اهمیت تلقی کنند.
4. چنین به نظر می رسد که شبح ” اتفاق آراء” بر گروه سایه افکنده است. اگر کسی هیچ صحبتی نکند ، فرض بر این گذاشته می شود که سکوت موجب رضاست. به بیان دیگر ، ندادن رای به معنی رای موافق است.

 در تحقیقاتی که درباره سیاست خارجی و تصمیمات مربوط به آن انجام شده ، مشخص شده در هر زمانی که گروه های سیاست گذار دولتی در تصمیم گیری ناتوان مانده اند ، علائم بالا مشاهده شده است. برای مثال در سال ۱۹۴۱ که ارتش آمریکا در پرل هاربر غافلگیر شد ، ورود ارتش آمریکا به کره شمالی ، داستان خلیج خوک ها و تشکیل جنگ ویتنام و شروع بمباران آن کشور در دوران ریاست جمهوری جانسون از آن جمله است. اگر گروه در تصمیم ‌گیری‌های خود موفق باشد ، علائم بیماری همرنگ جماعت شدن مشاهده نمی شود. نمونه‌های آن طرح مارشال و بحران معروف به شروع جنگ اتمی در کوبا است.

چنین به نظر می‌رسد که بیماری همرنگ جماعت شدن با نتیجه هایی که  محققی به نام “اش” به دست آورد ، رابطه‌ای تنگاتنگ داشته باشد. وی می گوید : ” کسانی که پایگاهشان با اکثریت متفاوت باشد ، تحت فشار قرار می گیرند تا تغییر موضع بدهند ، حرف خود را پس بگیرند یا در باورها ، اعتقادات و احساسات حقیقت خود تجدید نظر کنند. بهتر است که فرد به عنوان یک عضو گروه بر موج مخالف سوار نشود ، عکس جریان آب حرکت نکرده و علم مخالفت بلند نکند ، حتی اگر آن مخالفت برای بهبود اثربخشی تصمیمات گروه لازم باشد”.

 آیا همه گروه ها به صورت یکسان در برابر بیماری همرنگ جماعت شدن صدمه پذیرند؟ مدارک و شواهد موجود چنین چیزی را تایید نمی‌کند ، یعنی جواب منفی است. در تحقیقاتی که در این زمینه صورت گرفته ، روی سه متغیر تعدیل کننده تاکید شده است : انسجام گروه ، رفتار رهبر و مصون ماندن گروه از عوامل خارجی. ولی نتیجه های به دست آمده به صورت کامل یکدیگر را تایید نمی کنند. در این مقطع ، معتبرترین نتیجه های بدست آمده از این قرار است :

1. گروه های بسیار منسجم باعث بحث های بیشتری می شوند و اطلاعات بیشتری را به دست می‌آورند ، ولی این مسئله روشن نیست که آیا چنین گروه هایی تکروی را تضعیف می کنند یا خیر.
2. گروه هایی که رهبران بی نظر و بی غرضی دارند ، اعضا را تشویق می کنند تا اطلاعات بیشتری را به گروه بدهند و راه حل های بیشتری را ارائه نمایند.
3. رهبران گروه نباید راه حل مورد نظر خود را در وهله اول ارائه یا به گروه تحمیل کنند ، زیرا اگر در همان وهله اول آنان دیدگاه یا راه حل خود را ارائه نمایند ، اجازه نخواهند داد که موضوع تجزیه و تحلیل مسئله جدی گرفته شود و احتمالا گروه همان پیشنهاد را به عنوان راه حل نهایی خواهد پذیرفت.
4. اگر گروه منزوی گردد و از دسترس هرگونه عوامل خارجی به دور بماند ، از ارائه راه حل های متعدد عاجز خواهد ماند.

 بریدن از گروه (تغییر موضع گروه)

 مدارک و شواهد موجود نشان می دهد ، تصمیماتی که گروه می‌گیرد با تصمیماتی که یکایک اعضای آن می گیرند متفاوت است. در برخی از موارد تصمیمات گروه در مقایسه با تصمیمات فردی ، محافظه کارانه تر است. ولی اغلب ، گروه در جهت پذیرفتن خطرهای سنگین تر گام بر می دارد.

 چنین به نظر می رسد که بحث های گروه موجب تغییرات اساسی در موضع فردی هر عضو می شود و هر فردی در جهت موضوع سخت تر و تند تر پیش می رود ، البته در مقایسه با موضع وی پیش از بحث.

 بنابراین ، در بسیاری از موارد دوراندیش ها ، محافظه کارتر و تندروها ، تندرو تر می شوند و پذیرای خطرهایی سنگینتر می گردند. شاید بتوان گفت که بحث گروهی موجب خواهد شد تا موضع اولیه تشدید و تقویت شود.

 می توان بریدن از گروه یا تغییر موضع گروه را به عنوان حالت ویژه ای از پدیده ” همرنگ جماعت شدن” به حساب آورد. تصمیمی که گروه می‌گیرد نشان دهنده هنجارها یا معیارهای حاکم بر فرآیند تصمیم گیری گروه است که در حین بحث های اعضا پدید می آید. اینکه آیا گروه در جهت محافظه کاری بیشتر یا خطر سنگین تر حرکت می کند ، به هنجار یا معیار گروه بستگی دارد.

 در مورد تغییرات موضع گروه و روی آوردن آن به سوی خطر بیشتر چندین دلیل ارائه شده است. برای مثال ، گفته اند که بحث گروهی موجب آشنایی بیشتر اعضا با یکدیگر می‌شود و چون آنها احساس راحتی بیشتری با هم می کنند ، متهور تر و جسور تر می شوند. دلیل دیگری که ارائه شده این است که جامعه آمریکا به خطر ارج می نهد و برای آن ارزش قائل است ، به همین جهت افرادی مورد تحسین و ستایش قرار می‌گیرند که خطر پذیر باشند و نیز اینکه بحث گروهی افراد را تشویق و ترغیب خواهد کرد تا دست کم وانمود کنند که مانند همتایان خود آماده پذیرش خطر هستند.

ولی معروف ترین دلیلی که برای پدیده مزبور ارائه کرده‌اند (یعنی دلیل این که چرا گروه در صدد پذیرفتن خطر بیشتری بر می‌آید) این است که گروه باعث می شود تا مسئولیت نتیجه کار متوجه فرد خاص نشود و چنین تصمیمی بار مسئولیت را از شانه هریک از اعضا بر می دارد. گروه بدان سبب خطرهای جدی تر را می پذیرد که اگر احتمالاً در کار خود ناکام ماند ، هیچ فرد خاصی جواب گوی آن شکست نخواهد بود.

 کاربرد

 دستاوردهای تحقیقاتی را که روی پدیده همرنگ جماعت شدن انجام شده است چگونه می توان به کار برد؟ لازم به یادآوری است که گروه به هنگام تصمیم گیری ، موضع اولیه افراد و اعضای خود را تایید و تقویت می‌کند و این که تغییر موضع گروه بیشتر در جهت پذیرش خطرهای جدی تر است و نیز این که جهت تغییر موضع گروه (چه در جهت محافظه کاری و چه در جهت پذیرفتن خطر سنگین‌تر) به تمایلات یا دیدگاه های پیشین گروه ، یعنی پیش از بحث ، بستگی دارد.

 روشهای تصمیم گیری گروه

 متداول ترین شکل تصمیم گیری گروهی به وسیله گردهمایی ایجاد می شود که به صورت رو در رو روابط متقابل برقرار می کنند. همان گونه که در بحث پدیده همرنگ جماعت شدن گفتیم گروه هایی که به صورت رو در رو روابط متقابل برقرار می کنند ، غالباً در جهت سازش با هنجارها و معیارهای گروه بر یکدیگر فشار وارد می آورند. درگیر شدن (ایجاد طوفان فکری) ، روش اسمی و روش دلفی ، از جمله روش هایی است که برای حل بسیاری از مسائلی که به صورت ذاتی و فطری در گروه به وجود می آیند ، ارائه شده‌اند.

 درگیر شدن یا ایجاد طوفان فکری

مقصود از درگیر شدن یا ایجاد طوفان فکری در اعضای گروه این است که گروه می‌کوشد بر کسانی فایق آید که می‌خواهند اعضای گروه را به توافق نظر برسانند و اجازه نمی دهد که آن عوامل سد راه و مانع خلاقیت ها و راه حل های جدید شوند. برای رسیدن به این هدف ، گروه می کوشد تا موجبات ابراز نظرها را فراهم آورد و هرکس را تشویق و ترغیب نماید که یک راه حل ابتکاری ارائه کند. همچنین گروه جلو هر عامل بازنده ای را می گیرد.

 یک نمونه از نشستی که برای اجرای روش مزبور تشکیل می شود ، حدود ۱۰ یا ۱۲ نفر پشت یک میز می نشینند. رهبر گروه به شیوه ای روشن و قابل فهم مسئله را مطرح می کند ، به گونه‌ای که همگان آن را به خوبی درک کنند. سپس به افراد آزادی عمل کامل داده می شود تا ابراز نظر نمایند. هر کس برای هر مدت ، می تواند حرف بزند و هر راهی را که به نظرش می‌رسد و مفید می‌داند ارائه کند. هیچکس حق هیچگونه انتقادی ندارد و تمام نظرها و راه حل ها نوشته می شوند تا در آینده مورد بحث و بررسی قرار گیرند. هیچ نظر یا دیدگاهی نمی تواند دیگران را تحت تاثیر قرار دهد و هر عضو گروه هر نوع نظر یا دیدگاهی که دارد (هرچند عجیب و غیر عادی باشد) می تواند ابراز نماید. هیچ کس مانع ابراز نظرها نخواهد شد.

 ولی روش مبتنی بر ایجاد طوفان های فکری چیزی جز یک روش یا طریقه برای ابراز نظرهای گوناگون نمی باشد. پس از آن ، در اجرای روش های دیگر که اینک ارائه می کنیم ، می‌توان به بهترین راه حل رسید.

 روش اسمی

 در روش اسمی به اعضای گروه اجازه داده نمی شود که به هنگام تصمیم گیری بحث و گفت و گو یا تبادل نظر نمایند و به همین سبب آن را روش اسمی می نامند. همه اعضای گروه حضور فیزیکی دارند (درست همانند جلسه‌های سنتی) ، ولی هر عضوی به صورت مستقل عمل می کند. به ویژه پس از طرح مسئله ، مراحل زیر طی می‌شود :

1. پیش از هر گونه بحثی ، اعضای گروه گرد هم می آیند ، ولی هر عضو به صورت مستقل نظر یا عقیده خود را درباره راه حل مسئله مزبور بر روی کاغذ می نویسد.
2. پس از گذشت دوره سکوت ، هر عضوی به نوبه خود به جایگاه می‌رود و نظر یا راه حل پیشنهادی خود را ارائه می‌کند. بدین گونه همه راه حل ها ارائه می شود و معمولاً آنها را روی یک تخته سیاه می نویسند. در این روش پای هیچ گونه بحثی به میان نمی آید تا اینکه همه نظرات داده شود.
3. حالا گروه درباره نظرها و راه‌حل‌ها به بحث می پردازد و آنها را ارزیابی می کند.
4. پس از آن ، هر عضو در سکوت و بدون مشورت با دیگران ، راه حل های ارائه شده را به ترتیب اولویت می نویسد. سرانجام این برگها را جمع آوری و بر اساس آنها ، اولویت راه حل ها تعیین می شود.

 مزیت عمده روش مزبور این است که اعضای گروه باید به صورت رسمی گرد هم آیند. آنها می توانند به صورت مستقل بیندیشند و سپس نظر شخصی خود را ارائه نمایند.

 روش دلفی

راه دیگری را که پیچیده‌تر و وقت گیر تر است روش دلفی می‌نامند. روش مزبور مشابه روش اسمی است با این تفاوت که در اجرای آن لازم نیست اعضای گروه حضور فیزیکی داشته باشند. در واقع ، در این روش اعضای گروه حق ندارند تماس رو در رو داشته باشند. در اجرای روش فوق گام‌های زیر باید برداشته شود :

1. مسئله مشخص و از اعضای گروه خواسته می شود تا از مجرای یک رشته پرسشنامه هایی که به صورتی دقیق مطرح می شوند ، راه حل‌های امکان پذیر را ارائه نمایند.
2. هر عضو بدون ذکر نام و به صورت مستقل ، نخستین پرسش نامه را تکمیل می کند.
3. نتایج نخستین پرسشنامه جمع آوری و جواب ها مشخص می شوند.
4. یک نسخه از این جوابها به هر عضو داده می شود.
5. پس از این که هر عضو نتیجه ها را مرور و بررسی کرد ، از اعضا خواسته می‌شود تا یک بار دیگر راه حل های خود را ارائه نمایند. معمولا آنها راه حل های جدیدی ارائه می کنند یا موضع پیشین خود را تغییر می دهند.
6. مراحل ۴ و ۵ هر قدر لازم باشد ، تکرار خواهد شد تا گروه به اتفاق نظر یا اجماع برسد.

 در اجرای روش مزبور همانند روش اسمی ، اعضای گروه به دور از عوامل خارجی نگه داشته می شوند تا هیچ عامل خارجی بر آنها اعمال نظر نکند. از آنجا که در این روش لازم نیست تا اعضای گروه حضور فیزیکی داشته باشند ، می توان آن را برای تصمیم گیری گروه هایی که در نقاط مختلف جغرافیایی پراکنده اند نیز به کار برد.

 برای مثال ، شرکت سونی می تواند درباره قیمت محصولات شرکت از این روش استفاده نمایید و از مدیران واحدهای توکیو ، بروکسل ، پاریس ، لندن ، نیویورک ، تورنتو و ملبورن نظرخواهی کند. به این ترتیب ، هیچ لازم نیست که هزینه سنگینی متحمل شد و این افراد را در محل یا مکان خاصی گردهم آورد.

 بدیهی است که روش مزبور نقاط ضعفی مخصوص به خود دارد. از آنجا که اجرای روش مزبور بسیار وقت گیر است ، معمولاً در مواردی که باید به سرعت تصمیم گیری کرد مفید واقع نخواهد شد. گذشته از این ، اولویت هایی که در اجرای روش مجبور به دست می آیند ، احتمالاً به اندازه اولویت های مبتنی بر روش های رودررو و اسمی ، غنی نیستند. ای بسا نظرها یا عقیده هایی که در اجرای روشهای رودررو ارائه و درباره آنها بحث می شود ، هیچگاه در این روش بروز ندهد.

 میزگرد از راه دور

 جدیدترین روش در تصمیم گیری ، شیوه ای است که در آن گروه اسمی با تکنولوژی پیشرفته کامپیوتری در هم آمیخته می شود. این روش را جلسه میزگرد یا گردهمایی الکترونیکی می نامند.

 اگر تکنولوژی در دسترس باشد موضوع بسیار ساده می شود. حدود ۵۰ نفر اطراف یک میزی که به شکل نعل اسب است ، می نشینند. همه صندلی ها خالی است و تنها تعدادی ترمینال کامپیوتری مشاهده می شود. به افراد مشارکت کننده مسائل داده می‌شود و آنها پاسخ های خود را بر روی صفحه تلویزیون می نویسند. نظر هر عضو و جمع آرای داده شده بر روی صفحه تلویزیون که در اتاق وجود دارد ظاهر می شود.

 مزیت عمده گردهمایی الکترونیکی سرعت و صداقت است. مشارکت کنندگان در جلسه همدیگر را نمی شناسند و پیامی را که می‌خواهند بدهند ، ارسال می نمایند و این پیام بر روی صفحه تلویزیون ظاهر می گردد. همچنین صداقت در بالاترین حد خود است و هیچ نوع تنبیه یا عقوبتی در پی نخواهد داشت. سرعت بسیار بالا است ، زیرا گپ زدن ها از بین می رود ، پایه هیچ گونه بحثی به میان نمی آید و اگر کسی بخواهد حرفی بزند لازم نیست که دیگری حرف خود را قطع کند.

 خلاصه

 روش های بالا با روش های سنتی چه تفاوت هایی دارند؟ همانگونه که اغلب مشاهده می شود ، هر روشی نقاط ضعف و قوت مخصوص به خود را دارد. انتخاب یک روش و برتر شمردن آن نسبت به دیگری به شاخص ها و معیارهای بستگی دارد که مورد نظر است. اگر هدف ، تقویت وابستگی اعضای گروه به یکدیگر و انسجام آن باشد ، باید از روش رودررو استفاده کرد. در اثر اجرای روش درگیر شدن یا ایجاد طوفان فکری ان فشارهای گروهی به پایین‌ترین حد می رسد و روش دلفی تعارض یا تضاد بین اعضا را به حداقل می‌رساند. شاخص ها یا معیار هایی که گروه می‌خواهد با استفاده از آنها موضوع را مورد ارزیابی قرار دهد ، بهترین عاملی است که بدان وسیله بهترین روش تعیین می شود.

 اداره گروه در گردهمایی

 درباره گروه گفته اند که بدون کارایی است. برای مثال ، جان کنت گالبرایت ، یک اقتصاددان مشهور گفت : ” اگر کاری نباید انجام شود ، جلسه تشکیل دهید”.

 چه باید کرد تا یک نشست یا جلسه دارای اثر بخشی و کارایی بیشتر شود؟ باید ۱۲ مورد زیر را رعایت کرد :

 ۱ – دستور جلسه تهیه کنید

 دستور جلسه مشخص می کند که چه کارهایی باید انجام شود. آن باید بیانگر هدف جلسه باشد و اینکه چه کسانی باید در آن حضور به هم رسانند. چه تدارکاتی باید دیده شود؟ و مطالبی را که باید مورد بحث قرار داد به صورتی مفصل مشخص گردد. زمان تشکیل جلسه ، محل آن و زمان پایان باید مشخص شود.

 ۲ – توزیع دستور جلسه

کسانی که در جلسه شرکت می‌کنند باید پیش از تشکیل آن و در زمانی مناسب از این دستور جلسه به صورت کاملا آگاه شوند.

 ۳ – گفت و گو با افراد مشارکت کننده پیش از تشکیل جلسه

 اگر کسی هیچ نوع آمادگی نداشته باشد و در جریان کارهای یا مطالب مورد بحث قرار نگیرد ، نمی تواند در آن جلسه مشارکتی فعال نماید. بنابراین باید مدتی پیش از تشکیل جلسه افراد را در جریان امور قرار داد.

 ۴ – باید از افراد خواست که دستور جلسه را مطالعه کنند

 نخستین کاری که باید در جلسه انجام شود این است که از مشارکت کنندگان خواسته شود دستور جلسه را مرور نمایند ، هر نوع تغییری را که لازم می دانند انجام دهند و سرانجام با دستور نهایی جلسه توافق کامل به عمل آید.

 ۵ – در نظر گرفتن زمان لازم

 جلسه باید درست سر وقت شروع شود و زمان خاصی پایان یابد. باید زمان را به گونه ای در نظر گرفت و برنامه ها را تنظیم کرد که چیزی از قلم نیفتد و اضافه وقت هم وجود نداشته باشد.

 ۶ – تمرکز بر روی بحث

 کسی که مسئولیت اداره جلسه را دارد باید مسیر بحث را تعیین کند ، اجازه ندهد مطالبی خارج از موضوع مورد بحث گفته شود ، افراد حرف دیگران را قطع نکنند و مطالب بی ربط گفته نشود.

 ۷ – تشویق به مشارکت همه اعضا

 برای اینکه به هنگام حل مسئله اثر بخشی به بالاترین حد ممکن برسد ، باید اعضای جلسه را تشویق کرد که همگی در آن شرکت کنند و چه اینکه افراد ابراز نظر نمایند یا اینکه مطالبی را ارائه نکنند ، باید به گونه‌ای برنامه‌ریزی شود که همه نظرها گفته شود.

 ۸ – ایجاد توازن

 کسی که جلسه ای را اداره می کند ، باید هر وقت ایجاب کرد موجب حرکت شود و آنگاه که ضرورتی ندارد جلوی بحث‌های گرم و آتشین را بگیرد.

 ۹ – ابراز عقاید موافق و مخالف

 باید جلسه به گونه ای اداره شود که همه دیدگاه های موافق ، مخالف و به ویژه سازنده ارائه شود.

 ۱۰ – مانع از برخورد های شخصی شدن

 جلسه ای اثر بخش است که در آن دیدگاه ها مورد ارزیابی قرار گیرد و هیچ نوع برخورد شخصی وجود نداشته باشد. هنگامی که کسی جلسه را اداره می‌کند باید به هنگام مشاهده برخورد های شخصی و لفظی مانع از آن ها بشود.

 ۱۱ – گوش دادن به شیوه ای اثربخش

 کسی که جلسه ای را اداره می کند باید با دقت ، بدون اعمال نظر شخصی و در حالیکه با گوینده ابراز همدردی و همسویی می کند به حرف های او گوش بدهد و آنچه از دستش برمی آید انجام دهد تا از مفهوم یا معنی گفتار افراد مقصود نهایی و موردنظر درک شود.

 ۱۲ – پایان دادن به جلسه

 کسی که جلسه ای را اداره می کند ، در پایان جلسه باید با جمع بندی نظر های افراد ، جلسه را پایان دهد ، در هر مورد که ایجاب می کند مطلب را خلاصه تر کند و دستور جلسه بعدی را تعیین نماید. اگر تصمیمی گرفته می شود باید مشخص شود که چه کسی مسئولیت اجرای آن را برعهده دارد.

منبع :

کتاب رفتار سازمانی

نوسینده : استیفن پی. رابینز

ترجمه : دکتر علی پارسیان و دکتر محمد اعرابی

گردآوری :

حسین شکرگزار

غیاث الدین مشایی