5 گام برای سیستم سازی در کسب و کارهای کوچک

مقدمه

هنگامی که برای اولین‌بار کسب و کار خود را راه‌اندازی می‌کنید، همه چیز و همه درگیری‌های ذهنی در مورد نحوه و چگونگی انجام کارها است. اما وقتی کسب و کار شما بالغ می‌شود، به نحوه انجام کارها عادت می‌کنید و به طور طبیعی به فکر سیستم سازی و سیستماتیک کردن کسب و کار خود می‌افتید.

دلیل آن، این است که وقتی اجرای کارها، حالت روزمرگی به خود می‌گیرد و همه افراد روش صحیح انجام کارها را می‌دانند، سیستم سازی بسیار راحت‌تر است. در این موقعیت و زمان است که می‌توانید از چشم انداز خود را توسعه داده و روی تصویر بزرگ‌تر تمرکز کنید.

ولی نکته مهم این است که اگرچه ممکن است سیستم‌ها به طور تصادفی سر جای خود قرار بگیرند و کارها به‌درستی پیش بروند، اما این حالت لزوماً یک استراتژی مقیاس پذیر نیست؛ بنابراین، در اینجا نحوه و چگونگی سیستماتیک کردن کسب‌وکارها ذکرشده است. به‌علاوه اینکه، دقیقاً چه چیزی را باید سیستماتیک کنید:

منظور از سیستماتیک کردن یا نظام بندی چیست؟

منظور از سیستم سازی، انجام یک کار به شکل نظام‌مند و سیستماتیک است. به این معنی که همه قسمت‌های آن به شیوه خاصی سازماندهی یا مرتب شده‌اند و در نتیجه، افراد تمایل دارند با آن به شیوه‌ای استانداردتر تعامل داشته باشند.

برای مثال، تصور کنید یک‌مشت اسمارتیز را از یک کاسه بیرون می‌آورید. اگر مانند اکثر مردم رفتار کنید، رنگ‌ها را به ستون‌ها یا کپه‌های کوچک طبقه بندی می‌کنید و سپس اسمارتیزهای قرمزرنگ را می‌خورید، قبل از حرکت به سمت رنگ دیگر، مانند آبی. یا اینکه از طبقه بندی و مرتب‌سازی فیزیکی اسمارتیزها صرف‌نظر کرده و همه قرمزها را برای خوردن قبل از رفتن به رنگ آبی انتخاب می‌کنید. درهرصورت، این یک روش سیستماتیک برای خوردن آب‌نبات یا اسمارتیز است.

هرچند لازم نیست این کار را برای همه چیزها انجام دهید، هیچ بهانه‌ای وجود ندارد که کسب و کار خود را سیستماتیک نکنید. هنگامی که همه افراد دارای پارامترهای یکسانی برای کار هستند، در محل کار بهینه‌تر عمل کرده و مطمئن‌تر کارهای خود را به انجام می‌رسانند.

به‌علاوه، نحوه اجرای کارهایی که انجام می‌دهید قابل‌کنترل‌تر است، زیرا همه می‌دانند که باید چه‌کار کنند. به‌عبارت‌دیگر، فضای کمتری برای حدس و خطا وجود خواهد داشت.

اینجا مانند این ویدئو در مورد سیستماتیک کردن کسب و کار شما مانند ساخت یک اسباب‌بازی لگو با دستورالعمل‌های مربوط به خود فکر می‌کنیم. به این معنی که انجام این کار با داشتن دستورالعمل بسیار آسان‌تر است.

Systemize (طبقه‌بندی کردن ) و systematize (دارای روش یا قاعده کردن، اسلوب دادن به): تفاوت در چیست؟

سیستم سازی (Systemize) (علاوه بر اینکه قلمبه سلنبه بودن کمتری دارد) به معنی ایجاد یک سیستم از چیزی که قبلاً روش استانداردی برای انجام وجود نداشته است. به‌عنوان‌مثال، جمع آوری تمام داده‌های مشتری و استفاده از آن برای ایجاد صفحه پرسش‌های متداول مشتریان. این یعنی سیستم سازی.

درحالی‌که روشمند کردن (systematize) به این معناست که چیزی را که از قبل وجود دارد به یک سیستم ثابت تبدیل کنیم. به‌عنوان‌مثال، تبدیل یک جلسه غیرجدی و گاه‌به‌گاه به یک جلسه رسمی، یعنی نظام‌مند کردن.

اما در پایان روز، آنها اساساً یک معنی دارند و می‌توان آنها را به‌جای یکدیگر استفاده کرد. اگر می‌پرسید آیا باید کسب و کار خود را طبقه بندی کرد یا نظام‌مند، هر دو درست است!

---

درهرصورت، شما در حال ایجاد فرایندها و رویه‌هایی هستید که تیم شما باید از آنها پیروی کند و در حال ساختن سیستم‌های تکرارپذیری هستید که هر شخص تازه‌ای که به تیم شما وارد شود می‌تواند آنها را یاد گرفته و انجام دهد. به‌این‌ترتیب، کاری که انجام می‌دهید بارهاوبارها یکسان انجام می‌شود، حتی اگر آنجا نباشید و مقیاس‌بندی راحت‌تر است!

---

3 دلیل برای سیستماتیک کردن کسب و کار شما

برای مشاغل روبه‌رشد، سیستم سازی بسیار مهم است! بسیار مهم. در واقع به زبان عامیانه معرکه و کارستان است.

اگر می‌خواهید خود را از شر انجام همه کارهای غم‌انگیز و ملال‌آور رها کنید (نمی‌دانم چرا تابه‌حال این کار را نکرده‌اید) ، باید سیستم سازی را شروع کنید. بدون استثناء.

1 – کسب و کار خود را سازماندهی کنید

سیستماتیک کردن کسب و کار شما، به شما یک سیستم کار می‌دهد؛ بنابراین شما و تیم شما دیگر مجبور نخواهید بود دیوانه‌وار همواره راه درست انجام کارها را جستجو کنید.

برای اولین‌بار، سیستم سازی به شما اطمینان می‌دهد که یک روش استاندارد برای انجام کارهای شما وجود دارد (روش‌های عملیاتی استاندارد را ایجاد می‌کند) و این اطمینان را می‌دهد که SOPها (Standard Operating Procedure) (رویه عملیاتی استاندارد) همیشه در جایی هستند که شما آنها را قرار داده‌اید و در صورت نیاز به آنها به‌راحتی آنها را پیدا می‌کنید.

بنابراین می‌توانید با برخی از دردسرهای ناشی از راه‌اندازی کسب و کار خود خداحافظی کنید. چون همه کارها را یکسان انجام می‌دهند و اگر نمی‌دانند چگونه باید کاری را انجام دهند، دقیقاً می‌دانند برای یادگیری آن به کجا باید مراجعه کنند، بدون اتلاف وقت. این یعنی اشتباهات کمتر شده و کارهای بیشتری انجام می‌شود.

2 – با اعتماد به نفس تفویض اختیار کنید

به بیان ساده، اگر در انجام همه کارها به‌تنهایی دچار مشکل شده‌اید، نمی‌توانید کسب و کار خود را مقیاس بندی کنید. مشکل اینجاست که در بسیاری از مواقع، صاحبان کسب و کار احساس راحتی نمی‌کنند که انجام کارها را به دیگری واگذار کنند، بنابراین این اتفاق می‌افتد: آنها تا آنجا که ممکن است همه کارها را به‌تنهایی انجام می‌دهند.

اگرچه این موضوع ممکن است در کوتاه‌مدت کمی نگران‌کننده باشد، اما در بلندمدت هزینه زیادی برای شما دارد. این به این دلیل است که شما ارزش کار خود و تحلیل رفتن قوای خود را محاسبه نمی‌کنید. شما حقوق خود را هرچقدر که هست هزینه می‌کنید و اولویت‌های فوری (که می‌تواند به شما پول بیشتری برساند) را در این راه، کنار می‌گذارید.

بنابراین با ساخت سیستم‌های پایدار (بتنی) ، هرکسی می‌تواند در هر موقعیتی کار کند از جمله شما (که همان چیزی است که شما می‌خواهید). این بدان معنا نیست که همه باید در مورد نحوه انجام همه کارها آموزش ببینند. اما باید آموزش‌هایی در اختیار افراد قرار گیرد تا در مواقع ضروری به آن مراجعه کنند.

به‌این‌ترتیب، می‌توانید با اطمینان کارها را تفویض کنید – بدون نگرانی در مورد انجام این یا انجام آن کار توسط خودتان و حتی اگر شخصی که این کار را انجام می‌دهد کاملاً تازه‌وارد و جدید باشد، سیستم می‌داند که چگونه دقیقاً باید این کار انجام شود؛ بنابراین آنها این کار را انجام خواهند داد.

3 – کسب و کار خود را در مقیاسی بزرگ‌تر قرار دهید

به گفته اسکات فریتز، کارآفرین سریالی و نویسنده که بنیان‌گذار موفقیت و مقیاس‌پذیر کردن یک شرکت در حال ازبین‌رفتن بود نیز، می‌گوید: کسب و کار شما باید سیستماتیک شود.

دلیل این امر این است که هرچه خودتان کمتر در عملیات روزانه و فرایندهای تصمیم گیری مشارکت داشته باشید، تیم شما بیشتر به‌جای شما، به سیستم‌های مستقر نیاز دارد و این به نوبه خود، شرکت شما را پربارتر و سودآورتر خواهد کرد.

به‌عنوان‌مثال، در سال 1913 ، هنری فورد اولین خط مونتاژ متحرک را در کارخانه Highland Park Ford Automotive نصب کرد. به هریک از افراد در طول خط تولید یک کار داده شد (مانند قراردادن یک قطعه از موتور) که این کار را به طور انحصاری و مکرر در کل شیفت خود انجام دهد و به همین ترتیب شخص دیگری قسمت بعدی از کار را بر عهده می‌گرفت و انجام می‌داد.

با این نوآوری، خودرویی که زمانی 12 ساعت طول می‌کشید تا مونتاژ شود، اکنون فقط در یک ساعت و نیم مونتاژ می‌شد. هنری توانست مدل T خود را به‌صورت انبوه تولید کند و سود فورد سر به فلک کشید. فقط به این دلیل که او نحوه ساخت ماشین را سیستماتیک کرد.

6 سیستمی که هر کسب و کار به آن نیاز دارد

مطمئن نیستید که سیستم سازی کسب و کار خود را از کجا شروع کنید؟ در اینجا 6 سیستم وجود دارد که هر کسب و کار (از جمله شما) به آنها نیاز دارد:

1 – ارتباط داخلی

شامل جلسات، ایمیل‌ها، تماس‌های اینترنتی و مکالمات حضوری می‌شود. معمولاً این‌گونه کار می‌کند که درباره فرصت‌ها بحث می‌کنید، تصمیم می‌گیرید و موفقیت‌ها را تجدید می‌کنید.

2 – ارتباط با مشتری

مهم‌ترین جنبه کسب و کار شماست. اساساً چگونه مشتریان محصولات یا خدمات خود را به طرف‌داران مشتاق تبدیل می‌کنید؟

3 – اجتماعی کردن و آموزش و تربیت

به‌این‌ترتیب شما به طور مداوم مطمئن می‌شوید که هر استخدام جدیدی که لازم باشد سریعاً انجام می‌شود و وضعیت در روال مطلوب خود باقی می‌ماند.

4 – مدیریت پروژه

 کسب و کار شما همیشه پیشرفت‌های زیادی خواهد داشت. چگونه می‌توانید همه پروژه‌های کوچک و بزرگ را بدون هیچ مشکلی مدیریت کنید؟

5 – حسابداری و مالی

اساساً، نحوه مدیریت پول شرکت شما – همه چیز از جریان نقدی گرفته تا مالیات تا بودجه بندی برای بخش‌ها.

6 – فرایندها و رویه‌ها

 یعنی نسخه خود شما از خط مونتاژ فورد. به‌این‌ترتیب، بهره وری همیشه بالا مانده و ضریب خطا کم می‌شود.

چگونه کسب و کار خود را سیستماتیک کنیم

به طرز عجیبی، هیچ سیستم کاملی برای سیستم سازی کسب و کار شما وجود ندارد و در بسیاری از مواقع، شرکت‌ها نحوه کار خود را بیش از حد پیچیده می‌کنند.

اما ما دوست داریم همه چیز را تا آنجا که ممکن است ساده نگه‌داریم؛ بنابراین، ما یک فرایند 5 مرحله‌ای اثبات‌شده را برای سیستماتیک کردن کسب و کار شما که هر کسب و کار کوچکی می‌تواند مورد استفاده قرار دهد، مستند کرده‌ایم.

نکته:

سیستم‌های خود را هنگام ایجاد آنها مستند کنید تا بتوانید به‌راحتی آنها را به تیم خود بسپارید و آنها را مقیاس بندی کنید.

1 – یک طرح (برنامه) بازی تهیه کنید

قبل از شروع مونتاژ سیستم، تمام پیچ و مهره‌هایی را که فکر می‌کنید به آنها نیاز دارید جمع کنید. این یکی از مواردی است که بهتر است بیش از حد کافی داشته باشید. در غیر این صورت، احتمالاً تا نیمه راه ساخت آن، پیش می‌روید و بعد متوجه می‌شوید که بخش مهمی را ازدست‌داده‌اید.

برای اطمینان از این که چیزی را از دست نمی‌دهم، همیشه با یک لیست شروع می‌کنم. حوزه‌ای از کسب و کار خود را انتخاب کنید که فکر می‌کنید می‌تواند کارآمدتر اجرا شود یا می‌خواهید آن را مقیاس‌بندی کنید. سپس، همه چیزهایی که در آن وجود دارد را یادداشت کنید. فرایندها، خط مشی‌ها، رویه‌ها و بهترین شیوه‌های انجام کار.

به‌عنوان‌مثال، اگر شما قصد دارید ایمیل‌های خود را سیستماتیک کنید، انواع مختلف ایمیل‌هایی را که دریافت می‌کنید بنویسید. مانند به‌روزرسانی از طرف همکاران، توافقنامه همکاری با فروشندگان، فاکتورها، هرزنامه‌ها و فرصت‌های شبکه.

سپس، مواردی را که دارای اولویت بالا یا اولویت پایین هستند، مشخص کنید (آیا آنها کسب و کار شما را به سطح بعدی می‌برند؟). همین کار را برای فوریت (ضرورت) انجام دهید (این کار را باید اغلب تکرار کرد). بعد از انجام این کار در واقع می‌توانید ببینید کدام بخش‌ها برای کارکرد سیستم بسیار مهم هستند و کدام را می‌توان نادیده گرفت.

من دریافتم که به‌تصویرکشیدن این موارد آسان‌ترین راه برای انجام این کار است؛ بنابراین من هر مورد را در یک ربع از شکل بالا باتوجه‌به اولویت در یک محور و فوریت در محور دیگر قرار می‌دهم.

شما می‌خواهید ابتدا مواردی را که دارای اولویت بالا و فوریت بالا هستند، ثبت کنید و سپس هر چیزی که یا دارای اولویت بالا است یا فوریت بالا. اما تمرکز خود را بر مواردی که دارای اولویت پایین و فوریت کم هستند نگذارید – در بیشتر مواقع ارزش سرمایه گذاری ندارند.

2 – یک قسمت را در یک‌زمان مستند کنید

برای من، ارتقا کسب و کار شما معادل نظافت کمد است. اول، شما همه چیز را بیرون می‌آورید تا بتوانید آن را ببینید – باید بدانید که در ابتدا یک آشفتگی بزرگ‌تر ایجاد می‌شود. سپس، همه چیز را یک‌به‌یک کنار هم به‌صورت منظم می‌گذارید.

با هر حوزه‌ای که می‌خواهید ابتدا سیستماتیک کنید (حوزه‌ای که با اولویت‌ها مشخص‌شده است) شروع کنید، در این موقعیت زمان آن رسیده است که کارهای دیگر را کنار بگذارید. یا در این مورد، مستندسازی آنها را.

با تمرکز بر بالاترین اولویت و بالاترین فوریت، شروع به نوشتن دقیق نحوه انجام این کار به‌عنوان SOP کنید. شما می‌خواهید به سوالات چه کسی، چه چیزی، کجا، چه وقت و چگونه تا حد ممکن با جزئیات ریزودرشت پاسخ دهید.

---

توضیح درباره SOP

دستورالعمل اجرایی استاندارد یا همان (Standard Operating Procedures) به مجموع‌هایی از روش‌های اجرایی مکتوب اطلاق می‌شود که فعالیت‌های روزانه در یک تیم یا گروه کاری یا یک شرکت را به‌روشنی مشخص می‌کند. به طور خلاصه، SOP سندی است که تک‌به‌تک مراحل انجام یک کار را ثبت می‌کند.

---

نکته حرفه‌ای:

اگر برای توضیح نحوه انجام یک مرحله خاص مشکل دارید، در عوض آن را نشان دهید! با استفاده از هر دوربینی که در دست دارید، در حال عکس‌برداری از صفحه، گرفتن عکس یا فیلم از آن باشید.

وقتی کارتان تمام شد، باید بتوانید آن را به هرکسی در تیم خود بسپارید تا انجامش دهد و آن شخص باید بتواند از اسناد و مدارک شما استفاده کند و نتایج مشابه موردنظر شما را به دست آورد – بدون کمک شما یا دستورالعمل‌های بیشتر. (اگر مطمئن نیستید که SOP شما می‌تواند این کار را انجام دهد، در واقع سعی کنید آن را به کسی بسپارید که قبلاً آن کار را انجام نداده است.)

سپس، موارد فوق را با اولویت و فوریت بعدی پاک‌سازی و تکرار کنید تا زمانی که تمام قسمت‌های این سیستم را مستند کرده باشید. (حداقل مواردی که می‌خواهید آنها را مستند کنید.) سپس، به سمت مورد بعدی بروید.

نگران این نباشید که حتماً باید مطمئن شوید که نحوه انجام کارها در حال حاضر بهترین راه شیوه انجام آنها است. همیشه می‌توانید نحوه انجام کارها و سیستم‌های خود را به‌صورت خطی تغییر دهید. (فقط مطمئن شوید که روش جدید و بهتر انجام کارها را مستند کرده‌اید.)

نکته حرفه‌ای:

مستندسازی سیستم‌های شما یک پیشرفت بزرگ است؛ بنابراین به‌جای تلاش برای انجام همه کارها در یک‌زمان، آن را به قسمت‌های کوچک تقسیم کنید. روزی 30 دقیقه را در تقویم خود علامت‌گذاری کنید تا یک فرایند یا رویه را ثبت کنید. این کار باعث می‌شود که انجام آن در نظرتان بزرگ جلوه نکند (و به شما کمک می‌کند تا به آن پایبند باشید)!

3 – تیم خود را درگیر کنید

من با شما واقع‌گرایانه صحبت می‌کنم. مستندسازی کسب و کار شما از قبل کار زیادی را می‌طلبد. اما لازم نیست همه این کارها را به‌تنهایی انجام دهید. مانند سایر جنبه‌های کسب و کار شما، سیستم سازی و مستندسازی یک ورزش تیمی است.

بنابراین اگر می‌خواهید این کار سریع و درست انجام شود، به بازیکنان برتر خود که روی نیمکت نشسته‌اند، نیاز دارید. به‌این‌ترتیب، شما می‌توانید مستندسازی سیستم‌های خود را باهم پیش ببرید، نه اینکه همه چیز را بر عهده خود بگذارید!

بعلاوه، آنچه را که مستند می‌کنید (دانشی که کل شرکت شما از آن استفاده می‌کند) اوج تمام حرکات بهترین بازیکن برتر شما خواهد بود. نه فقط مال خود شما. زیرا گاهی اوقات، روشی که همیشه کارها را انجام می‌دادید، لزوماً بهترین، مطمئن‌ترین و کارآمدترین روش‌ها نبودند.

در اینجا در Trainual ، هر کس بخشی از کسب و کار را که خود مسئول آن است، مستند می‌کند. به‌هرحال، چه کسی بهتر از فردی که در واقع این فرایندها را انجام می‌دهد، می‌داند این کار چگونه بهتر انجام می‌شود؟ (اگر بیش از یک نفر مدیر آن قسمت باشد، ما بازیکن برتر خود را کاپیتان تیم می‌کنیم.)

به‌عنوان‌مثال، شخصی که رسانه اجتماعی ما را اداره می‌کند نحوه استفاده از اینستاگرام را مستند سازی می‌نماید و اگر راه بهتری برای انجام این کار پیدا کردیم (که ما همیشه به دنبال آن هستیم) ، این به آنها بستگی دارد که اسناد را به‌روز کنند.

4 – به تیم خود در مورد سیستم‌ها آموزش دهید

شما برای سیستماتیک کردن کسب و کار خود تلاش کرده‌اید. اکنون وقت آن است که تیم خود را در یک موقعیت یکسان قرار دهید.

به‌این‌ترتیب، هیچ بهانه‌ای برای حدس زدن یا ناسازگاری وجود ندارد و وظایف همیشه یکسان انجام می‌شوند، دیگر مهم نیست چه کسی آنها را انجام می‌دهد.

5 – تفویض کارهای مربوط به آن سیستم‌ها

با سیستماتیک کردن کسب و کار و آموزش تیم شما، زمان آن رسیده است که سیستم‌های خود را به کار بگیرید (به معنای واقعی کلمه) و سرانجام، خود را روزبه‌روز از انجام کارها توسط خودتان دور کنید.

با برگشتن به لیستی که قبلاً تهیه کرده‌اید، تمام کارهای معمولی را که نیازی به حضور شما در صفحه نیست، واگذار کنید. اما با خیال راحت موارد استراتژیک را در لیست کارهای خودتان باید که انجام دهید، نگه‌دارید.

من شخصاً دوست دارم وظایف فوق‌العاده ضروری و فوری را به‌صورت مستقیم به خودم محول کنم. به‌این‌ترتیب، من می‌توانم در مورد نحوه عملکرد آنها و اینکه آیا هنوز درست کار می‌کنند، اطمینان حاصل کنم.

سپس، بقیه کارها را تفویض اختیار کرده و به رئیس نزدیک‌ترین بخش واگذار می‌کنم. به این معنی که رئیس بخش X من تعیین می‌کند که چه کسی مسئول هر قسمت از سیستم ارتباط با مشتری است.

نتیجه گیری

به‌این‌ترتیب، به‌راحتی می‌توانید بررسی کنید که هر قسمت چگونه کار می‌کند و اگر به نتایج موردنظر خود نرسیدید، تیم شما می‌تواند به‌سرعت عیب‌یابی کرده و ایرادات را برطرف کند.

به‌این‌ترتیب، کسب و کار شما مانند یک ماشین روغن‌کاری شده عمل می‌کند، حتی زمانی که شما آنجا نیستید؛ بنابراین می‌توانید با اطمینان خاطر یک‌قدم فراتر بگذارید و بر مقیاس‌بندی کسب و کار خود تمرکز کنید!

منبع:

 trainual.com

ترجمه و اقتباس:

حسین شکرگزار

غیاث‌الدین مشایی

لینک دانلود فایل PDF