چگونه یک کتاب راهنمای کارمندان بنویسیم

کتاب راهنمای کارمندان سندی است که قوانین، سیاست‌ها و انتظارات یک کسب و کار را از کارمندانشان تشریح می‌کند. همچنین لیستی از انتظارات کارمندان از کارفرما را ذکر می‌نماید.

مقدمه

چه چیزی است که هم کوچک‌ترین استارتاپ‌ها و هم بزرگ‌ترین شرکت‌ها به آن نیاز دارند؟

کتاب راهنمای کارمندان

اگر فکر می‌کنید داشتن یکی از این کتاب‌های راهنما برای شرکت کوچک شما با تعداد کمی کارمند غیرضروری است، دوباره فکر کنید. صرف‌نظر از اندازه سازمان شما، تأثیر یک کتاب راهنمای کارمندان که به‌خوبی نوشته شده است را نباید نادیده گرفت.

دانلود پرسشنامه رهبری برایان تریسی

کتاب راهنمای کارمندان چیست؟

این کتاب که گاهی اوقات کتابچه راهنمای کارمند نیز نامیده می‌شود، شامل اسناد مختلفی است که کارمندان باید دریافت کنند، معمولاً در روز اول شروع به کار یا قبل از آن. اطلاعات این اسناد شامل همه چیزهایی است که یک کارمند باید در مورد کار در شرکت بداند – از روز اول تا آخرین روز.

ارائه یک کتاب راهنمای کارمندان می‌تواند باعث شود که استخدامی‌های جدید احساس کنند برای انجام کارهای روزانه خود مجهزتر هستند و درعین‌حال کارایی آنها را در طول آشنایی با کارکنان دیگر و “پذیرش سازمانی” (Onboarding) افزایش می‌دهد. علاوه بر داشتن جزئیات مهم برای کارمندان جدید، یک کتاب راهنمای کارمندان می‌تواند شامل اسناد تشریحی باشد که به‌عنوان مأخذی برای رجوع کارکنان به خط‌مشی‌های شرکت در طول دوره تصدی شغلشان در سازمان، عمل می‌کند.

چرا شرکت شما به کتاب راهنمای کارمندان نیاز دارد؟

صرف زمان و تلاش برای ایجاد کتاب راهنمای کارمندان برای سازمان‌ها در هر شکل و اندازه‌ای ضروری است.

بیایید به برخی از دلایل اصلی که چرا تیم شما به کتاب راهنمای کارمندان نیاز دارد نگاهی بیندازیم.

دلایل نیاز تیم شما به کتاب راهنمای کارمندان:

• کارکنان جدید را با ارزش‌ها، ماموریت، فرهنگ و اهداف شرکت آشنا می‌کند.
• این کتاب راهنما، جزئیات انتظاراتی که کارفرما و کارمند، می‌توانند داشته باشند را نشان می‌دهد.
• خط‌مشی‌ها، قوانین و مقررات کلیدی شرکت را به روشی واضح و مختصر توضیح می‌دهد.
• کتاب راهنمای کارمندان اطلاعات لازم را در مورد مزایایی که کارکنان ممکن است به آن نیاز داشته باشند، ارائه می‌دهد.
• این کتاب راهنما به کارمندان اجازه می‌دهد تا بدانند در صورت داشتن سوال یا نگرانی می‌توانند به کجا و به چه کسی برای کمک مراجعه کنند.

چه چیزی باید در کتاب راهنمای کارمندان گنجانده شود

اگر قصد دارید برای اولین بار کتاب راهنمای کارمندان را برای یک شرکت طراحی کنید یا قصد نوشتن آن را برای یک شرکت کاملاً جدید دارید، به یک مبدأ برای شروع نیاز دارید. این مبدأ، همه چیز در مورد دانستن این است که: چه بخش‌هایی باید در کتاب راهنما گنجانده شود و در هر بخش به چه اطلاعاتی نیاز است.

---

“کتاب راهنمای کارمندان یک سند خط مشی است که آنچه از کارکنان انتظار می‌رود، در حوزه‌های مربوط به رفتار و عملکرد از خود نشان دهند را برای آنها روشن می‌کند. یک کتاب راهنمای خوب می‌تواند راهی عالی برای تقویت فرهنگ، ارزش‌ها، مأموریت و چشم‌ انداز یک شرکت باشد.”

کریستینا کرید – مدیر عملیات مردمی در G2

---

مواردی که باید در کتاب راهنمای کارمندان گنجانده شود:

1 – مبانی و اصول اولیه استخدام

کتاب راهنمای کارمندان شرکت شما باید با اصول اولیه شروع شود. در ابتدا با فهرست مطالب کتاب راهنمای کارمندان شروع کنید و سپس اطلاعات و جزئیات کلیدی را معرفی نمایید.

ابتدا، اطلاعاتی در مورد بیانیه ماموریت یا رسالت (mission statement) و ارزش ‌های شرکت برای اطمینان از ایجاد همسویی درست بین دیدگاه شرکت و دیدگاه کارکنان ارائه دهید. بیانیه‌ای را به اشتراک بگذارید که توضیح دهد چه چیزی برای شرکت مهم است و ارزش‌ هایی که کارکنان باید رعایت کنند را برجسته کنید.

این بخش همچنین باید شامل یک بیانیه فرصت‌های برابر شغلی یا استخدامی باشد. در واقع این یک بخش ضروری از کتاب راهنمای کارمندان است، نه‌تنها برای اهداف قانونی، بلکه به این دلیل که فرهنگ شایسته سالاری و احترام را در محل کار شما ترویج می‌کند.

در مرحله بعد، شرح کلی مراحل استخدام و انتخاب را توضیح دهید. این بخش باید مراحل معمول فرایند استخدام و اطلاعات مربوط به بررسی پیشینه یا رزومه، برنامه‌های ارجاع و سایر دستورالعمل‌های عمومی را به اشتراک بگذارد.

در نهایت، اطلاعاتی درباره پیشینه شرکت و چگونگی پیدایش آن را به اشتراک بگذارید. در تهیه این بخش می‌توانید کمی لذت ببرید!

اطلاعات پیشینه شرکت می‌تواند به سوالاتی مانند سوالات زیر پاسخ دهد:

• شرکت شما چیست و چه کار می‌کنید؟
• بنیانگذاران آن چه کسانی هستند و چه زمانی تاسیس شد؟
• دفتر اصلی شرکت، کجاست؟
• چرا دیگران باید به شرکت شما اهمیت بدهند؟

2 – سیاست‌ها و خط‌مشی‌های محل کار

هنگامی که اصول اولیه پوشش داده شد، به سمت سیاست‌های خاص محیط کار و شرایطی که کارمندان می‌توانند انتظار کار در آن را داشته باشند، بروید.

خط‌مشی‌ها و نکاتی که باید در این قسمت از کتاب راهنمای کارمندان گنجانده شوند عبارت‌اند از:

• محرمانه بودن و حفاظت از داده‌ها:

به اشتراک گذاشتن قوانین اساسی در مورد حفاظت از اطلاعات، اینکه چگونه کارکنان می‌توانند قوانین مربوط به شرکت را رعایت کنند، و آنچه از هر کارمند انتظار می‌رود.

• حضور و مواظبت:

تشریح قوانین حضور و غیاب، مانند کارهایی که یک کارمند در صورت ناتوانی در انجام کار باید انجام دهد و با چه کسی باید تماس بگیرد. این سیاست احتمالاً به نوع صنعتی که سازمان شما در آن فعال است، بستگی دارد.

• آزار و اذیت و خشونت:

این بخش باید مشخص کند که چه چیزی به‌عنوان آزار و اذیت و خشونت به‌حساب می‌آید، در صورت نقض این قوانین چه اقدامات انضباطی رخ خواهد داد و چگونه شرکت شما مستقیماً از یک محیط کاری خصمانه اجتناب می‌کند.

• محیط اداری:

جزئیات اطلاعاتی مانند ساعات کار، خط‌مشی‌های مربوط به کار از خانه، زمان ناهار و استراحت، و سیاست‌های مربوط به تجهیزات شرکت.

• ایمنی و بهداشت محیط کار:

ارائه رهنمودهایی برای کارمندان به‌منظور اطمینان از فراهم کردن یک محل کار سالم و ایمن. این بخش همچنین می‌تواند نحوه رعایت قوانین ایمنی و بهداشت شغلی توسط شرکت شما و همچنین اطلاعاتی در مورد نحوه محافظت از کارکنان در نقش‌های خطرناک یا در برابر شرایط اضطراری را شرح دهد. شرکت‌ها همچنین می‌توانند یک خط‌ مشی سلامت روان، جزئیات مربوط به برنامه کمک به کارمندان، و نحوه کمک کردن به آنها برای کاهش فرسودگی شغلی را شامل شوند.

• زمان بندی پرداخت:

زمان بندی پرداخت شرکت خود را توضیح دهید. همچنین باید روش‌های پرداخت موجود را مشخص کنید.

3 – کد رفتاری یا منشور اخلاقی

یک منشور اخلاقی یا آیین نامه رفتاری بیان می‌کند که یک کارفرما از کارکنان انتظار دارد چگونه در محل کار خود رفتار کنند. هر سازمانی دارای مرزهایی است و این کد اساساً هر رفتار غیرقابل قبولی را پوشش می‌دهد.

قوانین و مقررات در یک آیین نامه رفتاری می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• خط مشی مربوط به کد لباس:

لباس مناسب و نامناسب محل کار را شرح دهید. خط مشی کد لباس باید تا حد امکان دقیق باشد.

• استفاده از رسانه‌های اجتماعی و فناوری شخصی:

در مورد پارامترهای استفاده از شبکه‌ های اجتماعی و فناوری شخصی، مانند گوشی‌های هوشمند کارمندانتان، هنگام کار دقیقاً توضیح دهید.

• تضاد منافع:

توضیح دهید که چه چیزی باعث ایجاد تضاد منافع می‌شود، کارکنان در صورت مواجهه با آن، چه کاری می‌توانند انجام دهند و عواقب زیر پا گذاشتن قوانین شرکت چیست.

• قوانین مربوط به پذیرش هدیه از کاربران یا مشتریان:

در مورد قوانین پذیرش هدایای پولی یا قبول سایر انواع هدیه از مشتریان، کاملاً شفاف باشید.

• روابط و دوستی میان کارکنان:

برای جلوگیری از شایعات یا ایجاد موقعیت‌های غیرحرفه‌ای، قوانینی را در مورد دوست شدن یا گذاشتن قرار ملاقات توسط کارمندانتان با یکدیگر، وضع کنید.

• نحوه حضور همراه یا بازدیدکننده در محل کار:

روند آوردن بازدیدکننده یا همراه به دفتر کار را مشخص کنید؛ زیرا این موضوعی مهم در مورد حفاظت از کارمندان، داده‌ ها و دارایی شرکت است.

• سیاست حل تعارض:

پروتکلی را که باید در هنگام بروز تعارض بین کارکنان رعایت شود و در صورت عدم حل مشکلات چه اقدامات انضباطی رخ می‌دهد را توضیح دهید.

• خط مشی ارتباطی:

نحوه تعامل کارکنان با یکدیگر و همچنین با مشتریان، شرکا و فروشندگان را بیان کنید. باید انتظاراتی را که از کارکنان برای ایمیل، پیام ‌رسانی فوری و رسانه ‌های اجتماعی دارید، تعیین کنید.

4 – پاداش و توسعه

بخش پاداش و توسعه یک کتاب راهنمای کارمندان اطلاعاتی را در مورد نحوه ارائه پاداش به کارکنان و فرایند توسعه پرسنل ارائه می‌دهد. این بخش یکی از بخش‌هایی است که اغلب در کتاب راهنمای کارمندان، زیاد به آن رجوع می‌شود.

---

توضیح: توسعه کارکنان چیست؟

توسعه کارکنان فرایندی است که از طریق آن یک کارمند به دنبال آموزش‌های اضافی برای تقویت مهارت ‌های فعلی خود، کسب مهارت‌های جدید و افزایش دانش خود است. این کار اغلب با حمایت و تشویق کارفرمای فعلی کارمند انجام می‌شود (منبع).

---

در ابتدا، جزئیات مربوط به برنامه حقوق و دستمزد را شرح دهید، به این معنی که کارمندان تمام وقت و پاره وقت چند وقت یکبار چک حقوق خود را دریافت می‌کنند. گزینه‌های رایج در اینجا معمولاً برنامه پرداخت هفتگی، دوهفته‌ای، شش ماهه یا ماهانه هستند. این بخش همچنین به جزئیات هرگونه کسر مالیات از حقوق می‌پردازد.

معمولاً سه نوع، کسر از حقوق وجود دارد:

• کسورات پیش از کسر مالیات

پولی که از دستمزد ناخالص کارمندان شما برداشت می‌شود، قبل از اینکه هرگونه مالیاتی از چک حقوق آنها کسر شود. این موارد معمولاً به‌نوعی به صندوق بازنشستگی، بیمه درمانی یا مزایای رفت و آمد ربط پیدا می‌کنند.

• مالیات‌های محلی، ایالتی و فدرال:

پولی که در هر چک حقوق از حقوق کارمند کسر می‌شود.

• کسورات و کمک‌های پس از کسر مالیات:

پولی که پس از کسر مالیات‌های قابل اعمال از چک حقوق کارمندان شما برداشت می‌شود.

در مرحله بعد، مشخص کنید که آیا پرداخت اضافه کاری به کارمندانی که در هفته کاری‌شان بیش از ساعت کاری توافق شده خود کار می‌کنند، ارائه می‌شود یا خیر. این بخش همچنین باید اطلاعاتی در مورد ترفیع، جابه‌جایی‌های شغلی عرضی و نقل و انتقالات ارائه دهد. علاوه بر این، این بخش باید در مورد سایر اشکال پاداش، مانند پاداش کارکنان و پرداخت استحقاقی نیز توضیحات لازمه را دهد.

سپس، باید یک بخش درباره مدیریت عملکرد در کتاب راهنمای کارمندان خود داشته باشید. کارکنان از این اطلاعات برای درک نحوه ارزیابی عملکردشان استفاده می‌کنند. مدیران باتوجه‌به این اطلاعات آگاه می‌شوند که انجام کدام وظایف از آنها انتظار می‌رود. در این قسمت می‌توانید به معیارهای بررسی عملکرد و اینکه چگونه از مدیران انتظار دارید تیم خود را رهبری کنند، اشاره نمایید.

در نهایت، برنامه آموزشی و توسعه خود را برای همه کارمندان و اینکه چگونه شرکت شما متعهد به کمک به آنها از لحاظ حرفه‌ای و شخصی برای پیشرفت است، شرح دهید. همه چیز از فرصت‌های آموزشی گرفته تا کمک هزینه تحصیلی را توضیح دهید.

5 – امتیازات و مزایای کارکنان

یکی دیگر از قسمت‌هایی که اغلب زیاد به آن توجه می‌شود، بخشی است که اطلاعاتی در مورد تمام مزایای سرگرم‌کننده و مزایای شرکت شما ارائه می‌دهد. پس از خواندن این بخش، یک کارمند باید احساس کند که به‌خوبی از او مراقبت می‌شود، مورد قدردانی قرار می‌گیرد و کاملاً محرم اسرار است.

بخش مزایا و امتیازات را با ذکر جزئیاتی مانند چگونگی واجد شرایط بودن برای دریافت مزایا، تاریخ شروع مزایا و شماره خط‌مشی طرحتان شروع کنید. سپس، وارد موارد ضروری شوید.

اولین چیزها:

سیاست مرخصی با حقوق “PTO” (paid time off). این سیاستی است که شرکت شما به کارمندان خود ارائه می‌کند که به آنها اجازه می‌دهد در صورت نیاز به دلایل یا اتفاقات خاص از محل کار خود مرخصی بگیرند. مقدار پیشنهادی شما یا زمانی که به کارکنان اجازه می‌دهید از PTO خود استفاده کنند، می‌تواند متفاوت باشد.

انواع بالقوه PTO:

• زمان تعطیلات
• مرخصی استعلاجی یا مرخصی درمانی خانوادگی
• فرصتی برای حل مسائل شخصی
• سوگواری
• تعطیلات
• مرخصی زایمان
• فرصت مطالعاتی

6 – مراحل استعفا و فسخ

بعید است که یک کارمند برای تمام دوران کاری خود در سازمان شما بماند، بنابراین کتاب راهنمای کارمندان باید شامل جزئیات مربوط به فرایند خروج از خدمت نیز باشد.

این بخش باید شامل موارد زیر باشد:

• استعفای کارمند:

چه از طریق استعفا یا پایان قرارداد

• بازخریدی:

زمانی که کارمند خودش تصمیم می‌گیرد که زمان آن فرارسیده است که از جمع نیروی کار خارج شود

• اخراج یا پایان کار

هنگامی که شرکت تصمیم می‌گیرد دیگر نمی‌تواند کارمندی را در سازمان داشته باشد، چه به دلیل عملکرد شخصی یا مسائل مالی شرکت

چگونه یک کتاب راهنمای کارمندان بنویسیم

اکنون که فهمیدید چه چیزهایی باید در یک کتاب راهنمای اولیه کارمندان گنجانده شود، بیایید به نحوه شروع نوشتن آن بپردازیم.

ابتدا، سیاست‌های فعلی شرکت خود را مرور کنید و هرگونه تجدید نظری را که ضروری به نظر می‌رسد انجام دهید. آخرین کاری که احتمالا دوست دارید انجام دهید این است که زمان و انرژی خود را صرف قرار دادن سیاست‌هایی در کتاب راهنمای کارمندان خود کنید که می‌دانید ممکن است چند ماه بعد باید به‌روز شوند. اگر هر سیاست یا قانونی نیاز به بازنگری دارد، اکنون زمان انجام آن است!

سپس، یک طرح کلی برای ظاهر کتاب راهنمای خود ایجاد کنید. این موضوع به تعیین نحوه ارائه اطلاعات به کارمندان کمک می‌کند. هنگامی که این کار کامل شد، مقدمه‌های اولیه را برای هر بخش کتاب راهنمای کارمندان بنویسید به‌طوری‌که به‌راحتی قابل درک بوده و عاری از اصطلاحات پیچیده باشد.

پس از جمع آوری تمام اطلاعات لازم و به‌روز، نسخه نهایی را برای بررسی به تیم حقوقی شرکت خود ارسال کنید. درخواست از مشاور حقوقی تضمین می‌کند که کتاب راهنمایتان، حاوی اظهاراتی نباشد که اطلاعات نادرستی را به دیگران ارائه دهد. هنگامی که کتاب راهنما تأیید قانونی گرفت، در نظر بگیرید که کجا و چگونه می‌خواهید کتاب راهنمای کارمندان را منتشر کنید. به یاد داشته باشید که این کتاب باید به‌راحتی برای همه کارمندان در دسترس باشد.

تا وقتی که کتاب راهنما بین همه کارمندان توزیع نشده باشد، کار نیز تمام نشده است. در صورت لزوم، این کتاب باید به‌روز شود. حداقل دو بار در سال سیاست‌ها را مرور کنید تا مطمئن شوید که کتاب راهنما کارمندان همیشه حاوی مرتبط‌ترین اطلاعات است.

نمونه‌هایی از کتاب راهنمای کارمندان

وقتی برای اولین بار یک کتاب راهنما را طراحی می‌کنید، تصور نتایج نهایی حاصل از آن، ممکن است سخت باشد، حتی اگر دقیقاً بدانید که باید چه چیزهایی در آن گنجانده شود. برای آسان‌تر کردن این کار، بهتر است به نمونه‌هایی از کارهایی که برخی از شرکت‌های معروف با کتاب‌های راهنما خود انجام داده‌اند برای برانگیختن خلاقیت خود تکیه کنید.

HubSpot

درحالی‌که برخی از شرکت‌ها کتاب راهنمای کارمندانشان را فقط برای خودشان نگه می‌دارند، HubSpot به همه اجازه می‌دهد آن را با آپلود کد فرهنگ خود در شبکه مربوط به خودشان بخوانند. در واقع با به اشتراک گذاشتن آن، به همان شفافیتی که از کارمندان خود انتظار دارند، عمل می‌کنند.

نتفلیکس

مانند HubSpot، Netflix نیز کتابچه راهنمای فرهنگ آزادی و مسئولیت خود را به‌صورت آنلاین به اشتراک می‌گذارد. احتمالاً قبلاً درباره فرهنگ آنها شنیده یا خوانده‌اید، زیرا فرهنگ و ارزش‌های آنها را با نحوه عملی کردنشان به طور یکپارچه تعریف می‌کند.

Trello

نرم‌افزار مدیریت پروژه Trello از پلتفرم خود برای ترسیم و نمایش کتاب راهنمای کارمندان خود استفاده می‌کند که به آن کتابچه راهنمای کارمند می‌گویند. هر ستون روی تابلو نشان‌دهنده بخش کتابچه راهنمای متفاوتی است که با اولین روز شروع می‌شود و با مزایا، کار از راه دور، سفر، تعطیلات و اطلاعات متفرقه ادامه می‌یابد.

فیس بوک

فیس بوک کتابچه راهنمای خود را در دسترس همه علاقه‌مندان قرار می‌دهد. کتاب راهنمای کارمندان آنها با عنوان Keep Building Better: Code of Conduct فیس بوک حاوی پیامی از بنیانگذار شرکت مارک زاکربرگ، همراه با بخش‌هایی در مورد حمایت متقابل، محافظت و توانمندسازی افراد، رقابت و همکاری، و تعامل با جهان است.

دانلود پرسشنامه رهبری برایان تریسی

کتاب راهنمای کارمندان همه چیز را می‌داند!

همانطور که محل کار و شرکتتان به تکامل خود ادامه می‌دهند، احتمالاً نقش یک متخصص منابع انسانی نیز این است که اطمینان حاصل کند که کتاب راهنمای کارمندان همیشه با آخرین اطلاعات به‌روز می‌ماند.

مهم است تا به یاد داشته باشید که کتاب راهنمای کارمندان شما یک سند الزام آور قانونی نیست و انطباق تمامی عملکردهای شرکت با محتویاتش را تضمین نمی‌کند. بااین‌حال، می‌تواند به محافظت از شرکت شما در برابر برخی تعهدات و برقراری ارتباط واضح با همه کارکنان شما کمک کند، زیرا تنها مکان منسجم برای به اشتراک گذاری جزئیات مهم درباره شرکت است.

کتاب راهنمای جامع فقط یک وسیله و ابزار است. اکنون وقت آن است که به فرهنگ شرکت خود نگاه کنید تا یک محل کار مدرن برای همه بسازید.

منبع:

learn.g2.com

ترجمه و اقتباس:

حسین شکرگزار

غیاث ‌الدین مشایی

لینک دانلود فایل PDF