چگونه با کار کمتر بهره وری و بازدهی بیشتری داشته باشیم

مقدمه

بهره وری و بازدهی بیشتر مربوط به کارهایی است که انجام نمی‌دهید تا کارهایی که انجام می‌دهید. تلاش متمرکز بر روی مهم‌ترین وظایف شما مهارتی است که می‌توان آن را تمرین کرد و به کمال رساند.

18 ماه طول کشید تا کتاب “هنر ظریف لعنت نکردن” را بنویسم. در آن بازه زمانی، من در حدود 150000 کلمه برای کتاب (حدود 600 صفحه) نوشتم. بیشتر آن در سه ماه آخر اتفاق افتاد. در واقع، می‌توانم با اطمینان بگویم که در سه ماه پایانی بسیار بیشتر از مجموع 15 ماه اول، کار انجام دادم.

حالا آیا این اتفاق به این دلیل افتاد که من ضرب‌الاجل داشتم و مثل یک دیوانه کار کردم؟ آیا آدرال (یک نوع دارو برای افزایش تمرکز) بالا انداختم و در جهش‌های 36 ساعته کار کردم؟

نه در واقع، در آن سه ماه آخر، من هر روز کمتر از 15 ماه اول کار کردم، بااین‌حال خیلی بیشتر از آنچه باید، کارها را به سرانجام رساندم.

در این مقاله، من می‌خواهم یک استدلال ساده بیان کنم:

اینکه وقتی صحبت از بهره‌وری و بازدهی می‌شود، همه چیز آن‌طور که به نظر می‌رسد، نیست.

همه کتاب‌های بهره‌وری در این سیاره، از دیوید آلن گرفته تا بنجامین فرانکلین، کم‌وبیش یک چیز را به شما می‌گویند: در سحر از خواب بیدار شوید و مقداری مایع محرک بنوشید، دوره‌های کاری خود را به تکه‌هایی به اندازه‌های لقمه تقسیم کنید که بر اساس فوریت سازماندهی شده‌اند و قرار ملاقات‌ها را از 15 هفته قبل برنامه ریزی کنید و برای همه چیز زودتر از موعد مقرر دست به کار شوید.

حقیقت این است که من برخی از بهترین نوشته‌هایم را ساعت 3 صبح انجام می‌دهم. من به طور تصادفی پنجشنبه‌ها را تعطیل می‌کنم. من از تقویم متنفرم و پس از تقریباً 10 سال کسب و کار آنلاین، خودم هنوز یکی از آنها ندارم.

این چیزی است که برای من کار می‌کند و احتمالاً برای شما مفید نیست. پس چرا حوصله صحبت کردن در مورد آن را دارید؟

من معتقدم بهره وری یک چیز عمیقاً شخصی است. همه ما مغزهای متفاوتی داریم و بنابراین ترجیحات، دیدگاه‌ها و موقعیت‌های متفاوتی داریم که بیشترین تأثیرپذیری را در آنها احساس می‌کنیم؛ بنابراین، چند باری که سعی کرده‌ام وارد بحث‌های مربوط به بهره‌وری در این سایت شوم، بر درک روان‌شناسی خود تمرکز کرده‌ام.

مثال:

به‌عنوان‌مثال، به تعویق انداختن کار عمیقاً با اضطراب مرتبط است، بنابراین مهم است که درک درستی از روان‌رنجوری‌ها و ترس‌های خود داشته باشید.

این ممکن است شما را شگفت‌زده کند، اما همه کارها یکسان ایجاد نمی‌شوند.

نکات بهره وری و بازدهی برای مثال، نقاشی منظره با آبرنگ، احتمالاً برای تکمیل به‌موقع اظهارنامه مالیاتی شما مفید نیست. یا توصیه‌هایی که ممکن است به شما کمک کند راهی برای سازماندهی مجدد یک تیم، پیدا کنید، همان توصیه‌هایی نیست که به شما کمک می‌کند تا آپارتمان خود را سریع‌تر تمیز کنید.

فهرست مطالب:

1. مانند یک تابع خطی کار کردن
2. با بازدهی کم کار کردن
3. نقطه اهرمی و غیر اهرمی
4. تنبلی استراتژیک به‌عنوان اهرم بازدهی بیشتر

1 – مانند یک تابع خطی کار کردن

اکثر ما در بیشتر عمرمان کار را به‌عنوان یک تابع خطی تصور می‌کنیم. منظور من از “خطی” این است که مقدار خروجی تولیدی که ایجاد می‌کنید مستقیماً با تعداد ساعت‌هایی که کار می‌کنید، متناسب است.

بنابراین کار به مدت دو ساعت دوبرابر یک ساعت نتیجه خواهد داشت و هشت ساعت چهار برابر دو ساعت تولید نتیجه می‌کند.

همه ما با فرض این که روال انجام کارها این‌گونه است (در بیشتر موارد) زندگی را طی می‌کنیم. این بیشتر به این دلیل است که کاری که در مدرسه به ما محول می‌شد، کاملاً خطی عمل می‌کرد. آن‌ها به شما یک سری چیز می‌دادند تا حفظ کنید، و اگر دو ساعت برای حفظ کردن آن وقت می‌گذاشتید، تقریباً دوبرابر بیشتر از یک ساعت آن را به‌خاطر می‌آوردید.

سپس ما پیرتر می‌شویم و فقط تصور می‌کنیم که بقیه زندگی به همین منوال خواهد بود.

اما این‌طور نیست.

حقیقت این است که اکثر کارهای متفکرانه و پرمغز به این شکل پیش نمی‌روند و این از دیدگاه ما واقعاً بی‌انصافی است؛ بنابراین ما زمان زیادی را صرف شکایت از والدین خود می‌کنیم و بهانه می‌آوریم که رؤسای ما قدردان “نبوغ” ما یا هر چیز دیگری نیستند.

تنها کاری که خطی است، واقعاً چیزهای مربوط به کارهای پایه و تکراری می‌شود. مثل حمل عدل‌های یونجه. یا بسته بندی جعبه‌ها یا وارد کردن داده‌های واقعاً کم‌ارزش در صفحات گسترده غول‌پیکر. یا کارکرد سرخ‌کن در مک‌دونالد.

متأسفانه، “کار به‌عنوان یک تابع خطی” جایی است که تمام تاکید بر این است “برادر، تو فقط باید زحمت بکشی” و ریشه این نوع تفکر در دنیای استارتاپ‌ها از آن سرچشمه می‌گیرد. ازآنجایی‌که در ذهن آنها 16 ساعت کار دوبرابر 8 ساعت، بهره وری ایجاد می‌کند، نتیجه منطقی این است که همه شما فقط یک‌مشت گونی تنبل هستید و باید ساعت 4 صبح در قهوه خود کره بریزید و تا زمانی کدنویسی کنید که کره چشم شما خونریزی کند. هیاهو، هیاهو، هیاهو.

همان‌طور که خواهیم دید، “مذهب فشار” (Religion of Hustle) که با نیت خوب و پر زرق‌وبرق به اجرا در می‌آید، اغلب برای مردم نتیجه معکوس دارد. زیرا حقیقت این است که اکثر انواع کارها (مخصوصاً کارهایی که در جامعه مدرن برای شما پول‌ساز است) بازدهی خطی ندارند، بلکه بازدهی کاهشی دارند.

2 – کاری که بازدهی کاهشی (یا حتی منفی) دارد

تصور کنید که بیرون رفتید و 10 دقیقه دویدید. این یک کار سالم خواهد بود. حالا تصور کنید بیرون رفتید و 20 دقیقه دویدید. این کار همچنان می‌تواند سالم باشد، اما لزوماً دوبرابر سالم‌تر از 10 دقیقه دویدن نیست.

اگر یک ساعت بدوید چه؟ خوب، شما قطعاً به خودتان فشار می‌آورید، اما به‌احتمال زیاد هنوز بیشتر مزایای آن 10 دقیقه اول ورزش را خواهید دید.

ورزش به دلیل ساده‌ای که ماهیچه‌های شما خسته می‌شوند، بازده کاهشی دارد و همان‌طور که عضلات شما خسته می‌شوند، توانایی آنها برای تحریک برای رشد بیشتر، کاهش می‌یابد تا زمانی که کم‌وبیش از بین برود. گذراندن دو ساعت در باشگاه با گذراندن یک ساعت سود چندان متفاوتی برای شما به همراه ندارد و صرف یک ساعت فقط کمی بیشتر از صرف 45 دقیقه برای شما مفید خواهد بود.

بیشتر کارها به این صورت است. چرا؟ زیرا مانند یک ماهیچه، مغز شما خسته می‌شود و اگر مغز خود را با انجام هر نوع حل مسئله یا تصمیم‌گیری مهم به کار وادار می‌کنید، در این صورت محدودیت‌هایی در انجام تعداد کارهایی دارید که می‌توانید به طور مؤثر در یک روز انجام دهید.

مثال:

همسرم قبلاً در صنعت تبلیغات کار می‌کرد و مانند بسیاری از صنایع، یک حالت وسواس‌گونه برای کار کردن در تعداد ساعات بالا و جنون‌آمیز وجود داشت، به‌خصوص زمانی که یک پیشنهاد بزرگ در یک کمپین قرار بود، به بازار ارائه شود. کارکنان تا دیروقت می‌ماندند و اغلب تا ساعت 9 یا 10 شب کار می‌کردند. گاهی شنبه‌ها هم می‌آمدند.

اما او متوجه شد که بیشتر این زمان اضافی که صرف کار می‌شد، بسیار بی‌اثر و غیر کارآمد بود. چهار ساعت پایان روز، مثلاً از ساعت 6 عصر تا 10 شب، تقریباً به‌اندازه دو ساعت اول روز، امکان این وجود داشت که کار قابل‌توجه و اثربخشی انجام داد. کارکنان اساساً به‌منظور جان کندن برای منافع حاشیه‌ای به کار گرفته می‌شدند.

در بدترین حالت، کارکنان به دلیل خستگی زیاد شروع به تولید کار بد می‌کردند یا تصمیمات بدی می‌گرفتند و وقتی به‌اندازه کافی کار بد و تصمیمات بد جمع شود، در واقع ناخواسته کار بیشتری برای خود ایجاد می‌کنید؛ بنابراین شما از کاهش بازدهی کار به کار با بازده منفی خواهید رسید.

این اتفاق زمانی برای من افتاد که شروع به کار بر روی کتاب “هنر ظریف” (The Subtle Art) کردم. من با چند نویسنده دیگر معاشرت می‌کردم و برای “نوشتن” دور هم جمع می‌شدیم و در یک بعدازظهر تا حد ممکن کلماتی را به زبان می‌آوریم.

عکس

بهترین روز من با رکورد 8000 کلمه بود، کلاً در حدود 6 ساعت کار.

متوجه شدم که، “من فقط 32 صفحه را در یک روز نوشتم! ” تنها چیزی که برای نوشتن یک کتاب کامل نیاز دارید 10 روز کار همراه با چنین بهره وری است.

فقط یک مشکل وجود داشت.

همه به درد نخور بودند.

منظورم همه است وقتی چند هفته بعد در نهایت برای تجدیدنظر به فصل مربوطه برگشتم، از این 8000 کلمه، شاید 500 کلمه قابل استفاده بود.

مشکل این بود که چهار روز طول کشید تا همه چیزهای به درد نخور را مرتب کنم، چند قسمتی را که قابل نجات بودند دوباره بنویسم و ​​تصمیم بگیرم قسمت‌هایی را که به‌تازگی نوشته‌ام را در متن بگنجانم.

ناگهان، انفجار 8000 کلمه‌ای خلاقیت عظیم من آن‌قدر کار اضافی برای من ایجاد کرد که بهتر بود آن روز اصلاً چیزی نمی‌نوشتم.

یک دید جدید:

این موضوع یک دید و درک بزرگ به من داد. وقتی صحبت از کار خلاقانه به میان می‌آید، نه‌تنها بازدهی کاهش می‌یابد، بلکه در نقطه‌ای خاص، نوشتن بیشتر، بازدهی منفی هم دارد. چون نوشتن بد فقط به‌خودی‌خود بد نیست، بلکه نوشتن بد، کار بیشتری را برای شما ایجاد می‌کند، زیرا به زمان بیشتری برای اصلاح و ویرایش نیاز خواهید داشت.

من بیشتر سال اول را با این طرز فکر که “بیشتر = بهتر” است برای نوشتن “هنر ظریف” گذراندم. در نتیجه، با نگاهی به گذشته، حداقل نیمی از ساعات کاری خود را صرف رفع آشفتگی‌هایی کردم که در وهله اول بی‌مورد ایجاد کرده بودم.

در نهایت، پس از ماه‌ها ناامیدی، متوجه شدم که بیشتر روزها، هر چیزی که در 1 تا 2 ساعت اول می‌نوشتم، عالی بود. نیاز به بازبینی کمی داشت و معمولاً با پیامی که در کتاب سعی می‌کردم به خوانندگان منتقل کنم، کاملاً مطابقت داشت.

همه چیزهایی که بین 3 تا 4 ساعت نوشته می‌شد مخلوط بود. در روزهای خوب، محتوای خوبی تولید می‌کردم (اگرچه تقریباً هرگز به‌خوبی دو ساعت اول نبود). اما در روزهای بد، بیشتر آن قابل استفاده نبود و در واقع کارهای بیشتری برای خودم خلق می‌کردم.

تقریباً همه چیز فراتر از ساعت شماره چهار بی ارزش بود. گذشته از آن، هر نوشته‌ای که تلاش می‌کردم در 4 ساعت بعد از شروع کار به اتمام رسانم، بازدهی منفی داشت و به طور عجیبی بهتر می‌بود که بازی‌های ویدئویی یا چیز دیگری انجام می‌دادم.

تغییر با گذشت زمان …

بیش از یک سال می‌گذشت که من شروع به نوشتن کتاب کرده بودم، جسارت به خرج دادم و سعی کردم نوشتن خود را به دو ساعت در روز محدود کنم. من هنوز آن‌قدر در ذهنیت بازده‌های خطی گیر کرده بودم، و آن‌قدر در این آشفتگی هیولایی بر روی اولین پیش‌نویس (125000 کلمه، و بیشتر آن چرند) سرمایه گذاری کرده بودم که می‌ترسیدم بفهمم که به معنای واقعی کلمه 50+ درصد از “کار” سال قبل نه‌تنها بیهوده بود، بلکه در واقع باعث شد که من بازدهی کمتری داشته باشم.

اما من جسارت به خرج دادم و آن را امتحان کردم. به طرز شگفت‌انگیزی من یک پیش‌نویس جدید از کتاب را در عرض دو ماه منتشر کردم.

حدس من این است که بیشتر کارهای خلاقانه بر روی منحنی بازده منفی عمل می‌کنند. می‌دانم که در گذشته وقتی کار طراحی انجام می‌دادم، آن‌قدر یک تصویر را دستکاری می‌کردم که دیگر حتی نمی‌توانستم بگویم که خوب به نظر می‌رسد یا نه. سپس نیمی از شب را صرف تلاش برای این می‌کردم تا آن تصویر “درست به نظر برسد”، ولی وقتی صبح از خواب بیدار می‌شدم، متوجه می‌شدم که ایده در وهله اول به‌هم‌ریخته و نادرست بوده و بهتر است از نو شروع کنم.

کاری که جنبه اجتماعی آن بسیار زیاد است یا به تیم سازی نیاز دارد، می‌تواند بازدهی منفی نیز داشته باشد. اگر همیشه نیاز دارید که در موقعیت مناسب خود باشید، پس هر زمان که انرژی یا خلق و خوی شما منفی شده یا کاهش پیدا می‌کند، ممکن است در نهایت مشتریان را دفع کنید و سودهای بلندمدت احتمالی را از دست بدهید. مدیریت خرد کارمندانتان، نه‌تنها آنها را به سمت بازدهی بیشتر هدایت نمی‌کند، بلکه از شما متنفر می‌شوند و حتی انگیزه کمتری برای ایجاد نتایج برای شما در آینده خواهند داشت.  

3 – نقاط اهرمی و غیر اهرمی

بنابراین بازهم به این نتیجه می‌رسیم که همه کارها را نمی‌توان به یک روش یکسان انجام داد.

هر کسب و کار، شغل یا پروژه‌ای دارای چیزی است که من آن را “نقطه اهرم” (leverage point) می‌نامم که فوراً هر کاری که انجام می‌دهید را مؤثرتر می‌کند.

اگر مدیر یک تیم هستید، ممکن است این نقطه اهرم، جلسات یا مراسمی باشد که برگزار می‌کنید تا روحیه کارکنان خود را بالا نگه دارید. یا اگر یک برنامه‌نویس هستید، ممکن است آموزش دیدن در مورد انواع جدیدی از پایگاه‌های داده باشد. اگر در فروش حضوری (مانند فروش بیمه) کار می‌کنید، ممکن است شیک‌تر شدن ظاهر شما یا یاد گرفتن اینکه چگونه مشتریان خود را از لحاظ احساسی بهتر درک کنید، باشد.

وقتی صحبت از تولید محتوای آنلاین به میان می‌آید، برندسازی یک نقطه اهرمی است. چیزی که هر چه بیشتر روی آن کار کنید و آن را کامل‌تر کنید، تأثیر چند برابری بر هر چیز دیگری خواهد داشت: فروش آسان‌تر می‌شود، ترافیک بالاتر می‌رود، مردم درباره آن صحبت خواهند کرد و نهایتاً محتوای خود را با کارایی بیشتری منتشر خواهید کرد.

بنابراین، انجام برخی از جنبه‌های شغلی شما می‌تواند همه چیز را بسیار آسان‌تر کند …

… یا خیلی سخت‌تر.

اولین و تنها کار واقعی من در مجموع حدود شش هفته در یک بانک بود. این بانک رویه بسیار خاصی برای نوع خاصی از ورود داده داشت که شامل نرم‌افزاری به قدمت مادر من و روشی کاملاً معکوس برای وارد کردن داده‌ها داشت. این موضوع باعث می‌شد که کل فرایند به طرز بی‌حس‌کننده‌ای، کند پیش برود.

اساساً، بانک چیزی را ایجاد کرده بود که من آن را نقطه “غیر اهرمی” (deleverage point) می‌نامم. کاری که همه کارهای دیگر را کندتر و دشوارتر می‌کند.

اما تقریباً به‌محض اینکه به رئیسم اشاره کردم که همه این کارها را می‌توان با یک اسکریپت ساده مدیریت کرد و در یک صفحه گسترده جمع آوری کرد، به من گفتند که بنشینم، سکوت کنم و داده‌هایی را که به من گفته شده است وارد کنم.

چند هفته بعد من بانک را ترک کردم.

4 – تنبلی استراتژیک به‌عنوان یک نقطه اهرمی برای بازدهی بیشتر

بیایید وانمود کنید که عاشق غذاهای هندی هستید. شما آن را بیشتر از همسر و فرزندانتان دوست دارید. شما آن‌قدر آن را دوست دارید که اگر بتوانید این مقدار چاتنی انبه را بخرید، در چاتنی انبه حمام می‌کردید.

حالا، فرض کنید به مکان هندی مورد علاقه خود می‌روید و خودتان را رها می‌کنید. ما در مورد 4000 تا 5000 کالری در یک جلسه صحبت می‌کنیم. یک پرخوری افراطی.

حالا تصور کنید از رستوران بیرون می‌روید و بعد یکی می‌آید و سمبوسه تازه و چاتنی به شما پیشنهاد می‌دهد. چه احساسی خواهید داشت؟

همه ما در چنین حالتی قرار گرفته‌ایم که در خوردن غذایی که دوست داریم زیاده‌روی کرده‌ایم و پس از آن، صرفاً فکر کردن به آن غذا تا یک هفته، در ما حالت تهوع ایجاد می‌کرد.

اما یک هفته بعد، غذای هندی چندان بد به نظر نمی‌رسد و بعد از حدود یک یا دوهفته دیگر، همه شما آماده هستید تا به مکان مورد علاقه خود در هند برگردید و دوباره همان غذا را بخورید.

مغز شما در مورد بهره وری به همین شکل عمل می‌کند.

ببینید، حل مشکلات مانند غذا برای ذهن شماست. ذهن شما را شاد می‌کند. این باعث می‌شود احساس مهم و ارزشمند بودن کنید و حس توانایی داشته باشید، همه چیزهایی که مستقیماً با شادی مرتبط هستند.

اما حل مشکلات همان‌طور که غذا را به معده شما می‌رساند، به ذهن شما نیز می‌رساند. ذهن نیاز به انواع تحریک و انگیزش دارد و استفاده بیش از حد یک نوع غذا یا محرک باعث بیمار شدن و خستگی مغز و ذهن می‌شود.

اما آنچه شگفت‌انگیز است این است که اوقات فراغت (یعنی توانایی منحرف کردن حواس مغز از حل مسئله و کار) در واقع مغز شما را وقتی بر سر همان کار بر می‌گردید، بسیار مؤثرتر و بهره ورتر می‌کند.

می‌دانم، می‌دانم – دیوانه‌کننده است، اما آخر هفته‌ها و تعطیلات واقعاً به دلایلی به وجود آمده‌اند.

زمانی که در سال 2008 کسب و کارم را شروع کردم، یک کارمند خوب و صادق بودم. روزانه 14 تا 15 ساعت کار می‌کردم و به‌ندرت مرخصی می‌گرفتم. اگرچه دائماً سفر می‌کردم، ولی به‌ندرت “تعطیلات” می‌رفتم. بیشتر شبیه این بود، “هی، آن ساحل مکانی واقعاً زیبا به نظر می‌رسد برای اینکه می‌توانم ایمیلم را برای دو ساعت آینده در آنجا چک کنم.”

تا زمانی که همسرم را دیدم و او به من گفت: “هی لعنتی، لپ‌تاپ را کنار بگذار و مدتی را با من در ساحل بگذران. “

البته من ترسیدم. مثل این بود که از کسی بخواهیم بدون بازوی راستش خانه را ترک کند.

اما ایمیل‌های من چه می‌شود؟ دچار لکنت زبان شده بودم.

شب اول را در وضعیت جنینی گذراندم و می‌لرزیدم. خواب‌هایی دیدم که وبسایتم هک شده و هویتم دزدیده شده است و کاری از دستم برنمی‌آید. تصور می‌کردم همزمان با تخلیه حساب‌های بانکی‌ام، سرورهای وب به طور خودبه‌خود در آتش می‌سوزند.

البته هیچ‌کدام از اینها اتفاق نیفتاد.

در واقع اتفاقی که افتاد کاملاً برعکس بود. پنج روز در آن ساحل نشسته بودم، بدون تلفن، بدون کامپیوتر، بدون وسایل الکترونیکی، فقط من و یک زن فوق‌العاده و افکارم. شروع کردم به نگاه کردن به کارهای خودم، واضح‌تر از آنچه قبلاً دیده بودم. انگار پنج سال را صرف کسب‌وکارم کرده‌ام، همه بخش‌ها و جزئیات را مورد موشکافی قرار دادم، و سپس مانند اینکه سوار یک بالن بزرگ شده باشم، اوج گرفتم، و آن‌قدر بالا رفتم که می‌توانستم همه چیز را با چشم‌اندازی دورتر از همیشه ببینم.

و در آن ساحل بود که به دو ایده رسیدم که زندگی من را تغییر می‌داد.

اولین مورد تغییر نام این وب‌سایت به markmanson.net (برندینگ!!! نقطه اهرمی!!!) بود. در عرض شش ماه، ترافیک سایتم 5 برابر و درآمد من 3 برابر افزایش یافت. این سایت به‌زودی توسط میلیون‌ها نفر خوانده شد، در بیش از 100 کشور به اشتراک گذاشته شد و مطالب آن را در برخی از معتبرترین نشریات در سراسر جهان منتشر کردند و همه اینها در حالی اتفاق می‌افتد که ساعت‌های کمتری نسبت به قبل کار انجام می‌دادم.

درحالی‌که سال‌ها تلاش کرده بودم تا وب‌سایت خود را از طریق اراده محض و تعهد زمانی توسعه دهم، با رها کردن چیزهایی که کار نمی‌کردند، کسب و کارم بدون نیاز به من در نیمی از زمانی که قبلاً صرف می‌کردم، شروع به رشد کرد. بازدهی بیشتر.

ایده دیگری که در آن ساحل به ذهنم رسید، کتابم بود.

منبع:

 markmanson.net

ترجمه و اقتباس:

حسین شکرگزار

غیاث‌الدین مشایی

لینک دانلود فایل PDF