چگونه بر اهمال کاری غلبه کنیم؟

کلمه کلیدی

اهمال کاری

مقدمه

بعدازظهر پنجشنبه است و ساعت به‌سرعت در حال حرکت. شما با عصبانیت مشغول به کار هستید تا یک کار را قبل از مهلت ساعت پنج به پایان برسانید، درحالی‌که در سکوت خود را نفرین می‌کنید که چرا آن کار را زودتر شروع نکرده‌اید.

چگونه این اتفاق افتاد؟ چه چیزی اشتباه پیش رفت؟ چرا تمرکز خود را از دست دادید؟

خوب، ساعاتی را صرف خواندن مجدد ایمیل‌ها و بررسی رسانه‌های اجتماعی کردید، همچنین زمان خود را صرف انجام کارهایی کردید که می‌توانستید با خیال راحت انجام آنها را به هفته آینده واگذار نمایید.

آشنا به نظر می‌رسد؟ اگر چنین است، شما تنها نیستید!

اهمال کاری دامی است که بسیاری از ما در آن گرفتار می‌شویم. در واقع، به گفته محقق و سخنران Piers Steel، 95 درصد از ما تا حدودی کارها را به تعویق می‌اندازیم. اگرچه ممکن است دانستن اینکه شما تنها کسی نیستید که این حالت برایش پیش می‌آید کمی برایتان آرام‌بخش باشد، اما درک اینکه اهمال کاری چقدر می‌تواند شما را عقب نگه دارد، می‌تواند هشداردهنده باشد.

در این مقاله به بررسی چرایی این اتفاق می‌پردازیم و استراتژی‌هایی را برای مدیریت و اولویت ‌بندی حجم کاری‌تان به شکلی موثرتر بررسی می‌کنیم.

آیا به اهمال کاری یا تعویق انداختن کارها همان تنبلی است؟

اهمال کاری اغلب با تنبلی اشتباه گرفته می‌شود، درصورتی‌که آنها دو پدیده بسیار متفاوت هستند.

به تعویق انداختن کارها یا اهمال کاری یک فرایند فعال است. به این معنی که خودتان انتخاب می‌کنید به‌جای کاری که می‌دانید باید انجام دهید، کار دیگری را انجام می‌دهید. در مقابل، تنبلی حاکی از بی‌علاقگی، بی‌تحرکی و عدم تمایل به عمل است.

اهمال کاری معمولاً شامل نادیده گرفتن یک کار ناخوشایند، اما احتمالاً مهم‌تر، به نفع کاری است که لذت بخش تر یا آسان‌تر است.

اما تسلیم شدن در برابر این‌چنین محرک‌هایی می‌تواند عواقب جدی داشته باشد. به‌عنوان‌مثال، حتی مقادیر جزئی از اهمال کاری می‌تواند باعث شود ما احساس گناه یا شرمندگی کنیم. می‌تواند منجر به کاهش بهره وری شود و باعث شود تا ما نتوانیم به اهداف خود دست یابیم.

اگر برای مدت طولانی دچار تعلل و اهمال کاری شویم، احتمال دارد نسبت به کار خود بی‌انگیزه شده و سرخورده شویم که در موارد شدید می‌تواند منجر به افسردگی و حتی از دست دادن شغلمان شود.

چگونه بر اهمال کاری غلبه کنیم

مانند بسیاری از عادات دیگر، غلبه بر اهمال کاری نیز امکان‌پذیر و شدنی است.

به‌منظور کمک برای مقابله و جلوگیری از اهمال کاری مراحل زیر را دنبال کنید:

مرحله 1: تشخیص دهید که دچار اهمال کاری هستید

ممکن است یک کار را به تعویق بیندازید؛ زیرا مجبور شده‌اید بار کاری خود را دوباره اولویت بندی کنید. اگر انجام یک کار مهم را برای یک دلیل واقعاً منطقی به تعویق می‌اندازید، پس لزوماً دچار اهمال کاری نیستید. بااین‌حال، اگر شروع به انجام ندادن یا به تعویق انداختن کارها برای مدت زمان نامحدودی کنید، یا توجه خود را مرتباً از یک کار بر روی کار دیگری متمرکز کنید به این دلیل که می‌خواهید از انجام آن کار اجتناب کنید، احتمالاً دچار اهمال کاری شده‌اید.

علائم دیگر اهمال کاری:

• گذراندن روز خود با انجام کارهای که اولویت کمی دارند.
• انجام ندادن یک مورد در لیست کارهایتان برای مدتی طولانی، حتی اگر انجام دادن آن کار بسیار مهم باشد.
• چک کردن و خواندن چندین باره ایمیل‌ها بدون تصمیم گیری در مورد اینکه قصد دارید با آنها چه‌کار کنید.
• یک کار با اولویت بالا را شروع کنید و سپس به‌جای انجام دادن آن کار برای درست کردن قهوه اقدام کنید.
• زمان خود را با کارهای بی اهمیتی تلف کنید که دیگران از شما می‌خواهند انجام دهید، به‌جای ادامه دادن به کارهای مهمی که از قبل در لیست شما وجود دارند.
• برای انجام یک کار منتظر “خلق و خوی مناسب” یا “زمان مناسب” باشید.

مرحله 2: بررسی اینکه چرا کارها را به تعویق می‌اندازید یا اهمال کاری می‌کنید

قبل از اینکه بتوانید با اهمال کاری مقابله کنید، باید دلایل تعلل خود را درک کنید.

به‌عنوان‌مثال، آیا از یک کار خاص اجتناب می‌کنید به این دلیل که آن را خسته‌کننده یا ناخوشایند می‌دانید؟ اگر چنین است، باید با حداکثر سرعت آن کار ناخوشایند را انجام دهید تا بتوانید روی جنبه‌هایی از شغل خود تمرکز کنید که برایتان لذت‌بخش‌تر است.

عدم سازماندهی

سازماندهی ضعیف می‌تواند منجر به اهمال کاری شود. افراد سازمان یافته با موفقیت بر اهمال کاری غلبه می‌کنند؛ زیرا از لیست کارهای اولویت بندی شده استفاده می‌کنند و برنامه‌های موثری را برای خود طراحی می‌کنند. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا وظایف خود را بر اساس اولویت‌ها و ضرب‌الاجل‌ها سازماندهی کنید.

نگرانی از شکست

حتی اگر فردی سازماندهی شده باشید، باز هم این امکان وجود دارد که احساس کنید از انجام یک کار دچار اضطراب می‌شوید. شاید در مورد توانایی‌های خود شک دارید و نگران شکست خوردن هستید، بنابراین تمام کردن آن کار را به تعویق می‌اندازید و به‌وسیله انجام کارهایی که می‌دانید توانایی انجام آن را دارید به دنبال آرامش می‌گردید.

ترس از موفقیت

برخی از افراد به همان اندازه که از شکست می‌ترسند از موفق شدن نیز  هراس دارند. زیرا آنها فکر می‌کنند که اگر کارها را با موفقیت به انجام برسانند دائماً از آنها خواسته می‌شود تا کارهای بیشتر و بیشتری را انجام دهند.

کمال گرایی

با کمال تعجب، افراد کمال گرا اغلب انجام کارها را به تعویق می‌اندازند. زیرا، آنها ترجیح می‌دهند از انجام کاری که احساس می‌کنند مهارت لازم برای انجام آن را ندارند اجتناب کنند تا اینکه آن را به طور ناقص انجام دهند.

قدرت تصمیم گیری ضعیف

یکی دیگر از دلایل اصلی اهمال کاری، قدرت تصمیم گیری ضعیف است. اگر نمی‌توانید تصمیم بگیرید که چه کاری را باید انجام دهید، احتمالاً به این دلیل که فکر می‌کنید ممکن کار اشتباه را انجام دهید، اقدامات خود را به تعویق خواهید انداخت.

مرحله 3: استراتژی‌های ضد اهمال کاری را اتخاذ کنید

اهمال کاری، یک عادت یا یک الگوی رفتاری عمیقاً ریشه‌دار است. این بدان معنی است که شما نمی‌توانید آن را یک شبه تغییر دهید. عادت‌ها تنها زمانی تضعیف می‌شوند که از انجام دادن آن‌ها اجتناب کنید، بنابراین تا آنجا که ممکن است استراتژی‌های زیر را امتحان کنید تا بهترین شانس ممکن را برای موفق شدن برای خود فراهم کنید.

1 – خود را به خاطر اهمال کاری در گذشته ببخشید.

مطالعات نشان می‌دهد که خود بخشودگی (self-forgiveness) می‌تواند به شما کمک کند تا نسبت به خودتان احساس مثبت‌تری داشته باشید و احتمال به تعویق انداختن کارها را در آینده کاهش دهید (منبع).

2 – به انجام دادن وظایف خود متعهد باشید.

روی انجام دادن کارها تمرکز کنید نه اجتناب از آنها. کارهایی را که باید انجام دهید، بنویسید و زمان معینی را برای انجام آنها مشخص کنید. این به شما کمک می‌کند تا به طور فعال با اهمال کاری مقابله کنید.

3 – به خودتان قول پاداش بدهید

اگر یک کار دشوار را به‌موقع انجام دادید، به خودتان جایزه بدهید، مانند یک تکه کیک یا یک قهوه از کافی‌شاپ موردعلاقه‌تان. با انجام این کار مطمئن شوید که متوجه شده‌اید چقدر خوب است که کارها را به اتمام برسانید!

4 – از کسی بخواهید که کارهای شما را مورد بررسی قرار دهد.

فشار اطرافیان، کار می‌کند! این اصلی است که گروه‌های خودیاری (self-help groups) آن را رعایت می‌کنند.

5 – گفتگوی‌های درونی خود را بازنویسی کنید.

برای مثال، عبارات «نیاز به» و «باید» به این معنی است که شما در مورد کاری که انجام می‌دهید، هیچ اختیار و انتخابی ندارید. این می‌تواند باعث شود شما احساس ناتوانی کنید و حتی ممکن است منجر به خودتخریبی (self-sabotage) شود. اما، گفتن «من انتخاب می‌کنم» به این معنی است که شما صاحب یک پروژه هستید و بیان آن می‌تواند باعث شود که کنترل بیشتری بر حجم کاری خود داشته باشید.

6 – عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانید.

پیغام‌های ایمیل و رسانه‌های اجتماعی خود را خاموش کنید و از نشستن در نزدیکی تلویزیون در حین کار خودداری نمایید!

7 – در ابتدای هر روز اول ناخوشایندترین کار ممکن را انجام دهید.

کارهایی را که احساس می‌کنید انجام آنها ناخوشایند به نظر می‌رسند، زودتر از سایر کارها انجام دهید. انجام کارها به این شکل به شما امکان می‌دهد که بقیه روز را روی کارهایی تمرکز کنید که برایتان لذت بخش تر است.

---

نکته:

یک رویکرد جایگزین، پذیرش «هنر تاخیر» است. تحقیقات نشان می‌دهد که «اهمال کاری فعال» (active procrastination) – یعنی به تأخیر انداختن عمدی شروع کاری برای اینکه بتوانید روی کارهای فوری دیگر تمرکز کنید – می‌تواند باعث شود که برای انجام کارها احساس چالش و انگیزه بیشتری داشته باشید (منبع). بااین‌حال، اگر تصمیم دارید فعالانه کار را به تعویق بیندازید، مطمئن شوید که همکاران خود را تحت هر گونه فشار غیرضروری، ناخوشایند و ناخواسته قرار ندهید!

---

اگر به دلیل ناخوشایند بودن یک کار دچار اهمال کاری می‌شوید، سعی کنید روی «منافع طولانی مدت» تمرکز کنید. تحقیقات نشان می‌دهد که افراد واکنش گرا یا دمدمی مزاج بیشتر تمایل به اهمال کاری دارند؛ زیرا آنها بر روی سود کوتاه مدت تمرکز می‌کنند (منبع). با شناسایی منافع بلندمدت تکمیل یک کار با این موضوع مبارزه کنید. به‌عنوان‌مثال، آیا انجام یک کار خاص می‌تواند بر بررسی عملکرد سالانه یا پاداش پایان سال شما تأثیر بگذارد؟

یک راه دیگر برای لذت بخش تر کردن یک کار، شناسایی پیامدهای ناخوشایندی است که اگر آن کار را انجام ندهید، اتفاق می‌افتد. به‌عنوان‌مثال، اگر کار را کامل نکنید، چه اتفاقی می‌افتد؟ چگونه ممکن است بر اهداف شخصی، تیمی یا سازمانی شما تأثیر بگذارد؟

درعین‌حال، چارچوب بندی مجدد کار با توجه بیشتر به معنا و ارتباط آن می‌تواند مفید باشد. این اقدام ارزش آن کار را برای شما افزایش می‌دهد. همچنین مهم است بدانیم که ما اغلب ناخوشایند بودن یک کار را بیش از حد ارزیابی می‌کنیم؛ بنابراین بهترین راه این است که انجام آن کار را امتحان کنیم! ممکن است متوجه شویم که آنقدرها هم که فکر می‌کردیم، انجام دادنش بد نیست!

اگر به دلیل بی نظمی و عدم سازماندهی اهمال کاری می‌کنید، در اینجا شش استراتژی برای کمک به سازماندهی شما ذکر شده است:

1 – لیست کارهایی را که باید انجام دهید، نگه دارید.

این کار از فراموش کردن انجام کارهای ناخوشایند یا طاقت فرسا جلوگیری می‌کند.

2 – فهرست کارهای خود را با استفاده از اصل فوری/مهم آیزنهاور اولویت بندی کنید.

این به شما امکان می‌دهد تا به‌سرعت فعالیت‌هایی را که باید روی آن‌ها تمرکز کنید و همچنین فعالیت‌هایی که می‌توانید نادیده بگیرید را شناسایی کنید.

3 – استاد زمان بندی و برنامه ریزی پروژه شوید.

اگر یک پروژه بزرگ یا چندین پروژه در حال انجام دارید و نمی‌دانید باید از کجا شروع کنید، این ابزارها می‌توانند به شما کمک کنند تا زمان خود را به طور موثر برنامه ریزی کنید و سطح استرس خود را کاهش دهید.

4 – سخت‌ترین کارها را در زمان اوج عملکرد (زمان طلایی) خود انجام دهید.

صبح‌ها بهتر کار می‌کنید یا بعدازظهرها؟ مشخص کنید چه زمانی بیشترین بهره وری را دارید و کارهایی را که برایتان سخت‌تر است در این زمان‌ها انجام دهید.

5 – برای خود اهدافی با محدوده زمانی مشخص تعیین کنید.

تعیین ضرب‌الاجل‌های مشخص برای انجام وظایف، شما را در مسیر رسیدن به اهدافتان نگه می‌دارد و به این معنی است که زمانی برای اهمال کاری و به تعویق انداختن کارها ندارید!

6 – از برنامه‌های مدیریت کار و زمان استفاده کنید.

برنامه‌های متعددی برای کمک به سازماندهی بیشتر شما طراحی شده‌اند، مانند Trello و Toggl.

اگر مستعد به تأخیر انداختن پروژه‌ها و اهمال کاری هستید؛ چون انجام آنها را طاقت‌فرسا می‌دانید، سعی کنید آن‌ها را به بخش‌های قابل‌مدیریت‌تری تقسیم کنید. پروژه‌های خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم بندی کنید و به‌جای اتمام آنها، روی شروع آنها تمرکز کنید.

جفری کامبز در کتاب خود با عنوان «درمان اهمال کاری» (The Procrastination Cure) پیشنهاد می‌کند که وظایف خود را در بازه‌های زمانی 15 دقیقه‌ای پشت‌سرهم انجام دهید. از طرف دیگر، می‌توانید یک برنامه عملیاتی برای سازماندهی پروژه خود ایجاد کنید. ابتدا با کارهای سریع و کوچک شروع کنید. این “پیروزی‌های کوچک” به شما احساس موفقیت می‌دهد و باعث می‌شود احساس مثبت‌تری داشته باشید و کمتر تحت تأثیر بزرگی پروژه یا هدفی قرار بگیرید که برای آن تلاش می‌کنید.

نتیجه گیری

توجه به عادت اهمال کاری یا به تأخیر انداختن کارها بسیار مهم است. اهمال کاری معمولاً با تمرکز بر روی فعالیت‌های کمتر فوری، لذت بخش و آسان به‌جای انجام کاری‌های مهم و ضروری مرتبط است. اهمال کاری با تنبلی که عدم تمایل به عمل است فرق دارد.

به تعویق انداختن کارها می‌تواند پتانسیل شما را محدود کند و بهره وری شغلی شما را تضعیف نماید. همچنین می‌تواند کار تیمی را مختل کند، روحیه را کاهش دهد و حتی منجر به افسردگی و از دست دادن شغل شود؛ بنابراین، انجام اقدامات پیشگیرانه برای جلوگیری از آن بسیار مهم است.

اولین قدم برای غلبه بر اهمال کاری این است که تشخیص دهید به آن مبتلا هستید. سپس دلایل رفتار خود را شناسایی کنید و از راهبردهای مناسب برای مدیریت و غلبه بر آن استفاده نمایید.

منبع:

mindtools.com

ترجمه و اقتباس:

حسین شکرگزار

غیاث الدین مشایی

لینک دانلود فایل PDF