نه گفتن یکی از عوامل موثر بر بهره وری است

مقدمه

انجام ندادن کاری و نه گفتن به آن همیشه سریع‌تر از انجام دادن آن خواهد بود. این جمله مرا به یاد برنامه‌نویسی قدیمی می‌اندازد که می‌گفت: “به یاد داشته باشید که هیچ کدی سریع‌تر از نوشتن برنامه بدون کد نیست”.

همین فلسفه در زمینه‌های دیگر زندگی نیز صدق می‌کند. به‌عنوان‌مثال، هیچ جلسه‌ای سریع‌تر از عدم تشکیل جلسه، برگزار نمی‌شود.

این بدان معنا نیست که هرگز نباید در جلسه دیگری شرکت کنید، اما حقیقت این است که ما به بسیاری از چیزهایی که واقعاً نمی‌خواهیم انجام دهیم، بله می‌گوییم. جلسات زیادی برگزار می‌شوند که واقعاً نیازی به برگزاری آنها نیست. کدهای زیادی نوشته شده است که می‌توان آنها را حذف کرد.

چند وقت یکبار مردم از شما می‌خواهند که کاری برای آنها انجام دهید و شما فقط پاسخ می‌دهید: “حتماً”. سه روز بعد، شما غرق در لیست کارهای انجام نداده خود هستید. ما از انجام تعهدات خود ناامید می‌شویم، حتی اگر در وهله اول به آنها بله گفته باشیم.

آیا ارزش دارد که بپرسیم انجام چه کارهایی ضروری است. بسیاری از کارهایی که انجام می‌دهیم این‌طور نیستند، و گاهی گفتن یک “نه” ساده از هر کاری که بهره‌ورترین فرد می‌تواند انجام دهد، مفیدتر خواهد بود.

اما اگر فواید نه گفتن خیلی واضح است، پس چرا ما اغلب بله می‌گوییم؟

چرا ما این‌قدر بله می‌گوییم

ما با بسیاری از درخواست‌ها موافقت می‌کنیم، نه به این دلیل که می‌خواهیم واقعاً آنها را انجام دهیم، بلکه به این دلیل که نمی‌خواهیم بی‌ادب، متکبر یا بی‌فایده به نظر برسیم. در موضوع نه گفتن اغلب، باید واکنش کسی که در آینده دوباره با او تعامل خواهید داشت را در نظر بگیرید. مانند: همکارتان، همسرتان، خانواده و دوستانتان (منبع).

به‌خصوص نه گفتن به این افراد می‌تواند دشوار باشد زیرا ما آنها را دوست داریم و می‌خواهیم از آنها حمایت کنیم. (ناگفته نماند، ما نیز اغلب به کمک آنها نیاز داریم.) همکاری با دیگران یک عنصر مهم در زندگی است. تاثیر فکر کردن به اینکه ممکن است روابط ما با دیگران به خطر بیفتد از قدرت متعهد ماندن ما نسبت به زمان و انرژی ای که صرف می‌کنیم، بیشتر است.

به همین دلیل، حفظ لحن دوستانه و مهربانانه در پاسخ شما می‌تواند مفید باشد. هر لطفی که می‌توانید در حق دیگران انجام دهید، ولی وقتی مجبور به نه گفتن هستید خونگرم و رک باشید.

اما حتی پس از بررسی این ملاحظات اجتماعی، به نظر می‌رسد که بسیاری از ما هنوز در مدیریت گفتن بله یا نه به دیگران بسیار ضعیف عمل می‌کنیم. ما بیش از حد خود را متعهد به چیزهایی می‌دانیم که به طور معنی‌داری باعث بهبود زندگی یا حمایت از اطرافیانمان نمی‌شوند و مطمئناً زندگی ما را نیز بهبود نمی‌بخشند.

شاید یکی از دلایل این موضوع می‌تواند این باشد که ما در مورد معنای بله و نه گفتن، چگونه فکر می‌کنیم.

تفاوت بین بله و نه گفتن

کلمات “بله” و “نه” در مقایسه با یکدیگر به‌قدری استفاده می‌شوند که به نظر می‌رسد وزن و تاثیر یکسانی در مکالمه دارند. در واقع، آنها نه‌تنها از نظر معنا متضاد هستند، بلکه از نظر تعهدی که ایجاد می‌کنند در ابعاد کاملاً متفاوتی قرار می‌گیرند.

وقتی نه می‌گویید، فقط به یک گزینه نه می‌گویید. ولی وقتی می‌گویید بله به هر گزینه دیگری نه می‌گویید.

من گفتهٔ تیم هارفورد اقتصاددان را دوست دارم که بیان کرد: “هر بار که به درخواستی بله می‌گوییم، به هر چیز دیگری که ممکن است با گذشت زمان انجام دهیم، نه می‌گوییم.” (منبع) هنگامی که به چیزی متعهد شدید، یعنی اینکه از قبل تصمیم گرفته‌اید که زمانتان را در آینده چگونه صرف کنید.

به‌عبارت‌دیگر، نه گفتن باعث صرفه جویی در وقت شما در آینده می‌شود. بله گفتن در آینده برای شما هزینه دارد. “نه گفتن”، نوعی اعتبار زمانی است. شما با نه گفتن این توانایی را حفظ می‌کنید که زمان آینده خود را هرطور که می‌خواهید بگذرانید. پاسخ بله نوعی بدهی زمانی ایجاد می‌کند و شما را متعهد می‌کند که بدهی خود را در آینده بپردازید.

نه یک تصمیم است، ولی بله یک مسئولیت.

نقش نه گفتن

نه گفتن گاهی اوقات به‌عنوان یک تجمل تلقی می‌شود که فقط صاحبان قدرت می‌توانند از عهده آن برآیند و این درست است: رد کردن فرصت‌ها، زمانی آسان‌تر است که بتوانید به شبکه ایمنی که توسط قدرت، پول و اقتدار تضمین می‌شود، متکی باشید. اما این نیز درست است که نه گفتن صرفاً امتیازی نیست که مخصوص افراد موفق باشد. به این معنی که “نه گفتن” یک استراتژی است که می‌تواند به شما کمک کند تا موفق‌تر شوید.

نه گفتن مهارت مهمی است که باید در هر مرحله از زندگی و حرفه خود کسب کنید، زیرا مهم‌ترین دارایی زندگی شما را حفظ می‌کند: یعنی زمان شما. همان‌طور که پدرو سورنتینوی سرمایه گذار می‌گوید: “اگر از زمان خود محافظت نکنید، مردم آن را از شما خواهند دزدید.” (منبع)

شما باید به هر چیزی که شما را به سمت اهدافتان هدایت نمی‌کند، نه بگویید. شما باید به عوامل حواس پرتی نه بگویید.

همان‌طور که یکی از خوانندگانم به من گفت، “اگر تعریف خود را در مورد نحوه استفاده از نه گفتن، گسترش دهید، در واقع تنها راه برای افزایش بهره وری است (همان‌طور که در نهایت به هرگونه حواس پرتی به‌خاطر بهره وری بیشتر بودن، نه می‌گویید).”

هیچ‌کس این ایده را بهتر از استیو جابز به تصویر نکشید که گفت: “مردم فکر می‌کنند تمرکز یعنی بله گفتن به چیزی که باید روی آن تمرکز کنید. اما اصلاً معنی تمرکز این نیست. تمرکز یعنی نه گفتن به صد ایده خوب دیگر. شما باید بادقت انتخاب کنید.”

در اینجا یک تعادل ظریف و مهم وجود دارد. نه گفتن به این معنا نیست که هرگز کار جالب یا نوآورانه یا خودجوشی انجام نخواهید داد. این فقط به این معنی است که شما باید به‌صورت متمرکز بله بگویید. هنگامی که عوامل حواس پرتی را حذف کردید، بله گفتن به هر فرصتی که به طور بالقوه می‌تواند شما را در مسیر درست حرکت دهد، منطقی است. ممکن است مجبور شوید چیزهای زیادی را امتحان کنید تا بفهمید چه چیزی مؤثر است و از چه چیزهایی لذت می‌برید. این دوره از اکتشاف می‌تواند به‌ویژه در آغاز یک پروژه، شغل یا حرفه مهم باشد.

ارتقای “نه گفتن” شما

با گذشت زمان، با ادامه پیشرفت و موفقیت، استراتژی شما باید تغییر کند.

با موفقیت بیشتر، هزینه فرصت زمان شما افزایش می‌یابد. در ابتدا، شما فقط حواس‌پرتی‌های آشکار را از بین می‌برید و بقیه عوامل حواس پرتی را کشف می‌کنید. همان‌طور که مهارت‌هایتان بهبود می‌یابد و یاد می‌گیرید آنچه را که مفید است از آنچه مفید نیست جدا کنید، باید به طور مداوم آستانه بله گفتن خود را افزایش دهید.

شما همچنان باید به عوامل حواس پرتی نه بگویید، اما باید یاد بگیرید به فرصت‌هایی که قبلاً باعث می‌شد تا از زمان خود به‌خوبی استفاده نکنید، نه بگویید، بنابراین می‌توانید برای استفاده بهینه از زمانتان فضا ایجاد کنید. داشتن زمان اضافی مسئله و موضوع مثبتی است، اما مسلط شدن بر این زمان اضافی، می‌تواند مهارت سختی باشد.

به‌عبارت‌دیگر، شما باید “نه”های خود را به‌مرورزمان ارتقا دهید.

ارتقاء “نه گفتن” به این معنی نیست که هرگز بله نخواهید گفت. بلکه فقط به این معنی است که شما به طور پیش فرض نه بگویید و فقط زمانی بله بگویید که واقعاً منطقی باشد. به نقل از سرمایه گذار برنت بشور، “نه گفتن بسیار قدرتمند است زیرا فرصت بله گفتن را حفظ می‌کند.” (منبع)

به نظر می‌رسد فرایند کلی چیزی شبیه به این باشد: اگر بتوانید نه گفتن به حواس‌پرتی‌های بد را یاد بگیرید، در نهایت حق نه گفتن به فرصت‌های خوب را به دست خواهید آورد.

چگونه نه بگوییم

بسیاری از ما احتمالاً برای بله گفتن خیلی سریع و برای نه گفتن خیلی کند هستیم؛ بنابراین ارزش این را دارد که از خود بپرسید در کجای این طیف قرار می‌گیرید.

اگر در نه گفتن مشکل دارید، ممکن است استراتژی زیر که توسط تیم هارفورد، اقتصاددان بریتانیایی پیشنهاد شده است، مفید باشد.

او می‌نویسد: “یک ترفند این است که از خود بپرسید، اگر امروز مجبور بودم کاری را که از من درخواست شده انجام دهم، آیا با آن موافقت می‌کردم؟” این یک قانون سرانگشتی خوب است، زیرا هر تعهدی در آینده (مهم نیست که چقدر دور باشد)، در نهایت به یک مشکل قریب‌الوقوع تبدیل خواهد شد.

اگر یک فرصت به‌اندازه‌ای هیجان انگیز است که حاضرید هر کاری را که اکنون در حال انجام دادن آن هستید را کنار بگذارید، پس پاسخ، بله است. اگر این‌طور نیست، پس شاید باید دوباره فکر کنید.

این شبیه به روش معروف ” به جهنم، آره یا نه ” از درک سیورز است. اگر کسی از شما می‌خواهد کاری را انجام دهید و اولین واکنش شما “آره، جهنم” است، آن را انجام دهید. اما اگر انجام آن کار شما را به‌اندازه کافی هیجان‌زده نمی‌کند، پس بگویید نه.” (منبع)

این غیرممکن است که هر بار که با تصمیمی روبرو می‌شوید، این سؤالات را از خود بپرسید، اما بازهم این یک تمرین مفید است که هرازگاهی می‌توانید دوباره آن را مرور کنید. نه گفتن می‌تواند دشوار باشد، اما اغلب ساده‌تر از هر جایگزین دیگری است.

همان‌طور که مایک داریانوی نویسنده اشاره کرده است، “اجتناب از تعهدات آسان‌تر از انجام ندادن تعهدات است. نه گفتن شما را به سمت انتهای آسان‌تر این طیف هدایت می‌کند.” (منبع)

آنچه در مورد سلامتی صادق است در مورد بهره وری نیز صادق است: یک گرم پیشگیری ارزش یک کیلوگرم درمان را دارد.

به یاد جمله معروف پیتر دراکر می‌افتم که می‌گوید: “هیچ کاری به‌اندازه انجام کارآمد کاری که اصلاً نباید انجام شود، بی‌فایده نیست.”

چند روش ساده برای نه گفتن

در کتاب گرگ مک کیون به نام اصل گرایی: اصل را بچسبید و فرع را رها کنید (Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less)، یک بخش عالی به نام “بدون رپرتوار” وجود دارد.

او در این بخش از کتاب خود می‌گوید:

“نه گفتن توانایی رهبری خود است. این فقط یک مهارت جانبی نیست و مانند هر توانایی دیگری، ما با تجربه و مهارت محدود شروع به یادگیری آن می‌کنیم.”

او همچنین در کتاب خود چند روش برای نه گفتن پیشنهاد می‌کند که برخی از آنها در قسمت زیر ذکر شده است.

1 – مکث ناخوشایند

به‌جای اینکه با تهدید یک سکوت ناخوشایند کنترل شوید، مالک آن باشید. از آن به‌عنوان یک ابزار استفاده کنید. وقتی درخواستی از شما می‌شود، فقط یک لحظه مکث کنید و قبل از پاسخ دادن تا سه بشمارید. یا اگر کمی جسورتر هستید، به‌سادگی منتظر بمانید تا طرف مقابل خودش جای خالی را پر کند.

2 – “نه” ملایم – یا “نه اما”

اخیراً ایمیلی دریافت کردم که کسی مرا به قهوه دعوت کرده بود. من پاسخ دادم: “در حال حاضر مشغول نوشتن کتابم هستم: اما دوست دارم وقتی کتاب تمام شد دور هم جمع شویم. به من اطلاع دهید که آیا می‌توانیم تا پایان تابستان دور هم جمع شویم.”

3 – “اجازه دهید تقویمم را بررسی کنم و به شما برگردم.”

یکی از رهبرانی که من می‌شناسم متوجه شد که تمام روز او توسط افراد دیگر ربوده می‌شود. او که یک فرد سنتی بود، توانا و باهوش نیز بود، ولی قادر به نه گفتن نبود. مردم به سمت او می‌دویدند و می‌گفتند: “آیا می‌توانید در پروژه X کمک کنید؟” او برای اینکه یک شهروند خوب باشد، می‌گفت: بله.

اما او به‌زودی احساس کرد که زیر بار این همه برنامه‌های مختلف دارد له می‌شود. وقتی یاد گرفت از یک عبارت جدید استفاده کند، همه چیز برای او تغییر کرد: “اجازه دهید تقویمم را بررسی کنم و به شما برگردم.” این به او زمان می‌داد تا مکث کند و فکر کند و در نهایت پاسخ دهد که متأسفانه در این زمان خاص در دسترس نیستم. این به او این امکان را داد تا کنترل تصمیمات خود را دوباره به دست بگیرد نه اینکه وقتی از او چیزی خواسته شد باعجله بگوید: “بله”.

منبع:

jamesclear.com

ترجمه و اقتباس:

حسین شکرگزار

غیاث‌الدین مشایی

لینک دانلود فایل PDF