بازاریابی و مدیریت، مقالات
هدف یا سیستم، کدام یک مهم‌ترند؟
بهمن
هدف یا سیستم، کدام یک مهم‌ترند؟
آنچه اسکات آدامز می‌تواند در مورد افزایش بهره وری فروش به شما بیاموزد
کلمه کلیدی:
سیستم
مقدمه
نام اسکات آدامز را شنیده‌اید. شما به ناچار آثار او را در محیط اطراف خود مشاهده کرده‌اید. نه، ما در مورد آن پوسترهای انگیزشی بی‌معنی صحبت نمی‌کنیم که یک عقاب سر به فلک کشیده و عبارتی کلیشه‌ای مثل «تنها کسانی که تلاش می‌کنند، پرواز می‌کنند» را نشان می‌دهند.
آدامز کمیک “دیلبرت” (Dilbert) را ساخته که در 2000 روزنامه در 65 کشور به 25 زبان مختلف منتشر شده است.
اما چیزی که بیشتر مردم نمی‌دانند این است که میزان بهره وری آدامز بسیار فراتر از تولید هزاران کمیک است. او در طول زندگی حرفه ای خود، دو رستوران افتتاح کرد، صدها پست وبلاگی نوشت، یک سایت پادکستی را میزبانی کرد و به یک سخنران بسیار موردتوجه تبدیل شد.
نتایج پربار او یک سوال مهم را ایجاد می‌کند:
“چگونه او همه این کارها را انجام داد؟”
آیا او دانشمندی است که می‌تواند محتوا را با سرعت رعدوبرق و با اندکی فکر کردن یا بدون فکر، تولید کند؟ آیا او از دارویی شگفت‌انگیز استفاده می‌کند که به او اجازه می‌دهد بیشتر از بسیاری از مردم از مغزش استفاده کند؟
جواب منفی است.
همه چیز در مورد سیستم ها است.
مشکل اهداف
علی‌رغم تمام آنچه در مورد اهداف نوشته شده است، به نظر می‌رسد که ما هنوز در دستیابی به آنها تا حد زیادی شکست می‌خوریم. مطمئناً شما این را تجربه کرده‌اید. شما هدفی را تعیین می‌کنید که در یک زمان خاص تعداد معینی سرنخ ایجاد کنید، اما آن را محقق نمی‌کنید. یا شاید قصد داشتید یک سیستم استخدام جدید بسازید تا فروش بیشتری ایجاد کند، اما به‌موقع آن را به پایان نرساندید.
چرا رسیدن به اهداف این‌قدر سخت است؟
دو دلیل اصلی وجود دارد:
1 – فقدان اراده
این دلیل نسبتاً واضح است. دستیابی به اهداف معمولاً مستلزم مقدار پایداری از اراده در یک دوره زمانی طولانی مدت است. چه بخواهید وزن کم کنید، یک برنامه آموزشی برای تیم فروش خود ایجاد کنید یا یک فرهنگ سازمانی مثبت در شرکت خود ایجاد کنید، باید دائماً بگویید “نه”.
شما باید به آن تکه پیتزای اضافی، «نه» بگویید، زمانی که قرار است روی برنامه تمرینی خود کار کنید باید به شنیدن اخبار نه بگویید، و زمانی که قصد دارید با یکی از اعضای تیمتان گفتگوی سختی داشته باشید، باید به پیوندهای عاطفی خود تا اندازه‌ای “نه” بگویید.
قدرت اراده، مانند یک ماهیچه، فقط برای مدت زمان محدودی قبل از تمام شدن آن، قابل استفاده است. وقتی اراده شما تمام می‌شود، در اهداف خود پیشرفت نمی‌کنید و این منجر به دلسردی و انگیزه کمتر برای کار کردن روی اهدافتان می‌شود. این یک چرخه معیوب است.
همانطور که آدامز در وبلاگ خود اشاره می‌کند:
“رفتن به باشگاه 3 تا 4 بار در هفته یک هدف است و انجام آن برای افرادی که از ورزش لذت نمی‌برند، می‌تواند سخت باشد. ورزش 3 تا 4 بار در هفته می‌تواند؛ مانند تنبیه باشد – به‌خصوص اگر در آن زیاده‌روی کنید، چون برای به دست آوردن نتیجه بی‌تاب هستید. وقتی ناراحتی را با ورزش مرتبط می‌کنید، ناخواسته خود را آموزش می‌دهید که آن را متوقف کنید. در نهایت متوجه خواهید شد که “آنقدر مشغول هستید” که نمی‌توانید به ورزش 3-4 روزه خود ادامه دهید. دلیل واقعی این است که ورزش کردن فقط برایتان ایجاد درد می‌کند و شما دیگر نمی‌خواهید آن را انجام دهید. اگر هم موفق شوید به هدف خود پایبند بمانید، نیروی اراده محدود خود را مصرف می‌کنید.”
2 – ماهیت اهداف
با همه مزایایی که اهداف دارند به طرز عجیبی ماهیتی نتیجه گرا و لاعلاج دارند. به‌عبارت‌دیگر، آنها یک خط پایان دارند و تا زمانی که به آن خط پایان نرسیده‌اید، یعنی موفق نشده‌اید.
آدامز در کتاب خود “چگونه در هر کاری شکست بخوریم و باز هم برنده باشیم“ اینطور بیان می‌کند:
“… افراد هدف گرا در یک حالت شکست تقریباً مداوم هستند که امیدوارند موقتی باشد. این احساس شما را درگیر می‌کند. به‌مرور زمان سنگین‌تر و ناراحت‌کننده‌تر می‌شود. به هدف خود دست می‌یابید، جشن می‌گیرید و احساس موفقیت می‌کنید، اما فقط تا زمانی که متوجه شوید چیزی را که به شما هدف و جهت می‌دهد از دست داده‌اید. احساس پوچی و بی فایده بودن می‌کنید، شاید از غنائم موفقیت خود لذت ببرید؛ اما فقط تا زمانی که شما را خسته کنند. احتمالاً کمی بعد که بهتر شدید، اهدافی جدید مشخص می‌کنید و دوباره به درون چرخه شکست‌های پیوسته می‌افتید”
به‌عبارت‌دیگر، اگر فقط اهداف خود را تعیین کنید، احساس پیروزی بسیار کم و احساس شکست زیادی را تجربه خواهید کرد. واضح است که این دستور العمل خوبی برای موفقیت نیست.
یک سیستم چگونه به نظر می‌رسد؟
سیستم ها بسیار شبیه به عادت ها هستند، زیرا نشان‌دهنده کارهایی هستند که شما به طور مداوم انجام می‌دهید. آنها مظهر ارزش ها، باورها و بینش شما هستند.
برای مثال، یک دونده ممکن است هدف جاه‌طلبانه‌ای را برای دویدن ماراتن در کمتر از سه ساعت تعیین کند. یا می‌تواند سیستمی ایجاد کند که به‌موجب آن چهار تا پنج بار در هفته در زمان‌های خاصی تمرین کند و نتایج هر جلسه را ثبت کند.
به طور مشابه، یک فروشنده ممکن است هدف خود را یافتن 10 مشتری جدید برای تجارت آنلاین خود تا پایان ماه تعیین کند. وای به حال او اگر بیست و پنجم ماه برسد و هیچ سرنخی پیدا نکرده باشد.
از سوی دیگر، او می‌تواند سیستمی ایجاد کند که به‌موجب آن هر روز یک ساعت را برای تماس‌های فروش، ارسال ایمیل‌های مرتبط به اعضای درگیر فهرست ایمیل‌های خود و وقت گذاشتن برای آموزش دیدن اختصاص دهد.
چگونه اولین سیستم خود را بسازیم
برای ایجاد یک سیستم نیازی به دکترای مدیریت ندارید. در عوض می‌توانید، خروجی‌ها و فعالیت‌های خود را دنبال کنید و آنچه کار می‌کند و کار نمی‌کند را بررسی کنید.
صفحات گسترده (فایل‌های اکسل) به‌ویژه برای سیستم ها، خوب کار می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، فرض کنید می‌خواهید تا پایان سال یک کتاب غیرداستانی بنویسید. شما به سیستمی برای ردیابی آنچه می‌نویسید و تعداد دفعات نوشتن و همچنین وضعیت هر فصل کتاب نیاز دارید.
بنابراین، صفحه گسترده‌ای ایجاد کنید که این معیارها را در ستون‌های جداگانه ردیابی کند. همچنین می‌توانید یک ستون طراحی کنید تا یادداشت‌هایی که در مورد پیشرفت خود به ذهنتان می‌رسد به صفحه گسترده‌تان اضافه کنید و به‌مرورزمان سیستم خود را اصلاح کنید.
تست کردن سیستم شما
دیوید آلن، نویسنده کتاب “سامان دادن کارها” (Getting Things Done)، از انجام دادن یک بررسی هفتگی حمایت می‌کند.
او در کتابش می‌نویسد:
… مرور هفتگی، هر کاری است که باید انجام دهید تا دوباره ذهنتان را تخلیه کرده و آزاد کنید. این پنج مرحله مدیریت گردش کار را مشخص می‌کند – جمع آوری، پردازش، سازماندهی، و بررسی همه مشارکت‌های برجسته شما – تا زمانی که بتوانید صادقانه بگویید: “در حال حاضر کاملاً می‌دانم همه کارهایی که نمی‌توانم انجام دهم را اگر تصمیم بگیرم، می‌توانم انجام دهم.”
این بررسی زمان ایده آلی، برای شناسایی مواردی است که در سیستم شما درست کار می‌کنند یا بد کار می‌کنند. فروشنده جاه‌طلب ما ممکن است تصمیم بگیرد هر روز به‌جای سه مشتری با پنج مشتری تماس بگیرد. یک نویسنده ممکن است تصمیم بگیرد که تعداد کلمات روزانه‌ای که می‌نویسد را از 300 به 500 کلمه در روز افزایش دهد.
همانطور که سیستم شما توسعه می‌یابد، نیازی به‌صرف زمان زیادی برای پیگیری فعالیت‌های خود نخواهید داشت و طبیعتاً باید در زمینه‌های دیگری مانند تناسب‌اندام، امور مالی یا تجارت خود پیشرفت کنید. (منبع)
سیستم ها در مقابل اهداف
مدل سیستم ها در مقابل اهداف شما را تشویق می‌کند که به‌جای کار بر روی اهداف بلندمدت و دور، بر روی سیستم های روزانه و مداوم تمرکز کنید.
اسکات آدامز تعریف ساده و مفیدی را برای توضیح این اصطلاحات در کتاب خود “چگونه در هر کاری شکست بخوریم و بازهم برنده باشیم” ارائه می‌دهد: “اگر کاری را هر روز انجام می‌دهید، یک سیستم است. اگر منتظر رسیدن روزی در آینده هستید، این یک هدف است.”
قدرت سیستم ها
در مقایسه با اهداف، سیستم ها شامل انتخاب‌ها، فرایندها و عادت های فوری‌تر هستند. آنها روال‌های روزانه‌ای هستند که ممکن است نتیجه یا هدف ثابتی نداشته باشند، اما به شما کمک می‌کنند در مسیری وسیع که برایتان ارزش زیادی دارد، پیشرفت کنید یا به جلو بروید.
آدامز توضیح می‌دهد: “با داشتن یک سیستم، احتمال کمتری وجود دارد که یک فرصت را به دلیل تمرکز بیش از حد روی یک فرصت دیگر از دست بدهید. با یک سیستم، شما همیشه در حال بررسی تمام فرصت‌ها هستید.”
روی سفر تمرکز کنید
سیستم ها در مقایسه با اهداف اساساً یک فراخوان برای اقدام به‌منظور تمرکز بر سفر یا فرایند انجام کار است، اما درعین‌حال اجازه می‌دهد متوجه و مراقب مقصدتان نیز باشید.
ایجاد تعادل میان هدف و سیستم
جیمز کلیر، نویسنده کتاب عادت های اتمی، این موضوع را به‌خوبی با استفاده از استعاره قایق پارویی توصیف می‌کند. او اهداف شما را با سکان مقایسه می‌کند و سیستم های شما را به پارو زدن تشبیه کرده و توضیح می‌دهد که: “اهداف مسیر شما را تعیین می‌کنند و سیستم ها پیشرفت شما را مشخص می‌کنند.” (منبع)
اهدافتان را با سیستم خود ادغام کنید
یک سیستم شامل کارکردها یا مجموعه‌ای از شیوه‌ها است که شما آنها را بر اساس یک مبنای ثابت اجرا می‌کنید و همیشه شما را به سمت اهدافتان سوق می‌دهد.
به‌عنوان‌مثال:
- کاهش دادن 5 کیلوگرم از وزن یک هدف است
- سه روز ورزش در هفته و تغذیه سالم یک سیستم است
با داشتن اراده کافی، احتمالاً می‌توانید 5 کیلوگرم وزن کم کنید، اما احتمال زیادی وجود دارد که دوباره وزنتان به میزان قبلی بازگردد.
یک سیستم ورزش و تغذیه سالم احتمالاً منجر به کاهش 5 کیلویی وزن و حتی بیشتر می‌شود و از همه مهم‌تر شما آن را حفظ خواهید کرد، زیرا به طور مداوم ورزش می‌کنید و خوب غذا می‌خورید و سلامت کلی شما به طور قابل‌توجهی بهبود می‌یابد.
علاوه بر این، اگر دچار لغزش و خطا شوید و به‌اندازه یک وان بستنی بخورید، می‌توانید بدون اینکه خود را کتک بزنید یا سرزنش کنید، به‌سادگی به سیستم و روال قبلی خود بازگردید.
همانطور که آدامز در کتاب خود می‌گوید:
“افرادی که متمایل به سیستم سازی هستند، هر بار که سیستم های خود را به کار می‌گیرند، و قصد انجام دادن کاری را دارند معمولاً در انجام آن کار موفق می‌شوند. اشخاص هدفگرا هنگام انجام دادن کارهایشان معمولاً با احساس دلسردی مبارزه می‌کنند. درصورتی‌که افرادی که با سیستم ها سروکار دارند، هر بار که سیستم خود را اعمال می‌کنند، احساس خوبی پیدا می‌کنند. این یعنی یک تفاوت بزرگ از نظر حفظ انرژی شخصی شما در مسیر درست. سیستم، کاری است که شما به طور منظم انجام می‌دهید و شانس موفقیت و شادی شما را در درازمدت افزایش می‌دهد.”
حالا همین ایده را در نظر بگیرید و آن را به دنیای فروش منتقل کنید:
هدف شما بستن 10 معامله در 90 روز است.
بهترین راه برای دستیابی به این هدف، ایجاد یک سیستم پشتیبانی است – مجموعه‌ای از اقدامات که به طور منظم انجام می‌دهید و شما را به سمت هدفتان سوق می‌دهند. شما آنچه را که برای رسیدن به هدفتان ضروری است محاسبه می‌کنید، و سپس ساختاری ایجاد می‌کنید که در حین حرکت به سمت هدفتان، از شما پشتیبانی می‌کند.
سیستم شما می‌تواند شبیه به این باشد:
- هر روز صبح اول وقت پنج تماس سرد بگیرید
- ارسال سه ایمیل کاری قبل از شرکت در جلسات
- دو بار در روز سیستم CRM خود بررسی کنید تا مطمئن شوید که تمام سرنخ‌ها به‌درستی مدیریت شده‌اند
نکته بسیار مهم درباره رابطه هدف و سیستم:
آیا منظور اصلی را متوجه شدید. با ایجاد سیستمی که از هدف شما پشتیبانی می‌کند، نه‌تنها همیشه در حال پیشرفت هستید، بلکه خود را در وضعیت “شکست” مستمر نمی‌بینید.
زیبایی یک سیستم در این است که انجام دادن اعمال منظم در نهایت تبدیل به عادت می‌شود. وقتی چیزی تبدیل به عادت می‌شود، میزان اراده لازم برای انجام آن عمل به میزان قابل‌توجهی کاهش می‌یابد. در واقع، وقتی چیزی تبدیل به عادت می‌شود، انجام ندادن آن سخت‌تر می‌شود.
تمام جنبه‌های این سیستم، میزان تلاش لازم برای رسیدن به حداکثر بهره وری صبحگاهی را به حداقل می‌رساند. به‌جای اینکه مجبور باشید با مقاومت عوامل برهم زننده تمرکز مبارزه کنید، اصطکاک را کاهش می‌دهید و خود را در موقعیتی قرار می‌دهید که به حداکثر نتایج و کارایی برسید.
در نهایت، این سیستم به‌قدری در شما ریشه می‌دواند که نمی‌توانید تصور کنید که از این شیوه‌ها پیروی نکنید. این عادتی خواهد بود که شکستن آن سخت‌تر از حفظ آن است و کل زندگی شما تغییر خواهد کرد.
روز خود را حول سیستم های خود بسازید
یکی از اجزای نهایی در ایجاد سیستم های ایده آل این است که چگونه می‌توانید آنها را در روز خود ادغام کنید. در حالت ایده آل، وظایف مختلف مربوط به اجرایی کردن یک سیستم با سطوح انرژی شما باید مطابقت داشته باشد.
باز هم اسکات آدامز در کتابش درباره لزوم استفاده از سیستم ها می‌گوید:
“یکی از مهم‌ترین ترفندها برای به حداکثر رساندن بهره وری شما، تطبیق وضعیت ذهنی شما با کار است.”
به همین دلیل است که آدامز کارهای خلاقانه خود را صبح‌ها انجام می‌دهد. او می‌گوید: “من می‌توانم صبح‌ها در نیم ساعت، کاری را انجام دهم که اگر بعدازظهر آن را انجام می‌دادم، سه ساعت طول می‌کشید.” به‌عبارت‌دیگر، ازآنجاکه سطح انرژی و خلاقیت او در صبح در بالاترین حد است، او آن زمان را به مهم‌ترین کار خود اختصاص می‌دهد: یعنی ساختن کارتون.
اگر انجام کاری به انرژی زیادی نیاز دارد، آن را برای ابتدای روز برنامه ریزی کنید و کارهایی که کمتر انرژی بر هستند را در زمان دیگری انجام دهید.
هدف خود را انتخاب کنید و سیستم خود را بسازید
موفقیت بزرگی که اسکات آدامز به دست آورده است به دلیل اقدامات مکرر او است که از سیستم هایی که برای خود ساخته است، سرچشمه می‌گیرد.
اگر می‌خواهید به موفقیت‌هایی شبیه به آنچه آدامز به آن رسید، دست یابید، چه ساختن تیم فروش، چه ایجاد یک فرایند شبانه‌روزی بسیار کارآمد، یا یافتن و استخدام مداوم بهترین افراد، باید فرایندهای خود را نظام مند و سیستماتیک کنید.
ویل دورانت، نویسنده و مورخ بسیار معتبر، با جمع بندی ایده‌های ارسطو، خاطرنشان کرد: «… ما همان کاری هستیم که مکرراً انجام می‌دهیم. پس تعالی یک عمل نیست، بلکه یک عادت است.»
موفقیت نتیجه انجام اقدامات مکرر است.
هدف خود را انتخاب کنید، سیستم خود را بسازید، اقدامات مکرر انجام دهید تا به موفقیت دست یابید.
منبع:
ترجمه و اقتباس:
حسین شکرگزار
غیاث الدین مشایی
لینک دانلود فایل PDF
