آبان
راهنمای نهایی برای برگزاری جلسات فروش با تأثیر بالا
همه چیزهایی که برای برگزاری جلسات فروش مؤثری که تیم فروش شما را درگیر کرده و به آنها الهام و انگیزه می‌دهد، باید بدانید
مقدمه
چه اولین‌بار است که جلسه فروش برگزار می‌کنید یا نه، این راهنما به شما کمک می‌کند جلسات مؤثری برگزار کنید که تیم فروش شما را درگیر کرده و به آنها انگیزه بدهد.
فهرست مطالب:
- دو نوع مختلف از جلسات هفتگی
- در انواع مختلف دستور کار جلسات فروش خود چه مواردی را در نظر بگیرید
- چگونه ارزش جلسات فروش سالانه خود را به حداکثر برسانید
دو نوع مختلف از جلسات هفتگی
یکی از چالش‌برانگیزترین زمینه‌ها برای مدیران فروش، برگزاری جلسات فروش مؤثر است؛ بنابراین، به‌عنوان یک نقطه شروع، بیایید به دو نوع مختلف از جلساتی که مدیران فروش باید به‌صورت هفتگی برگزار کنند، فکر کنیم.
1 – جلسه هفتگی تیم فروش
این یک جلسه برنامه‌ریزی‌شده منظم است که مدیر فروش باید با تیم فروش خود برگزار کند. درحالی‌که این جلسات را می‌توان در هر زمانی در طول هفته برگزار کرد، ما معمولاً صبح‌های شنبه یا بعدازظهرهای پنجشنبه را توصیه می‌کنیم و بر بررسی دستاوردهای هفته گذشته و بحث در مورد اولویت‌های این هفته تأکید می‌کنیم.
این جلسات را می‌توان به‌صورت حضوری یا از طریق یک پلتفرم جلسات مجازی برگزار کرد. اگر این جلسه از راه دور است، باید از اعضای تیم بخواهید که دوربین فیلم‌برداری خود را روشن کنند تا تعامل و همکاری تشویق شود. جلسات را کوتاه نگه دارید، چون نمایندگان شما می‌خواهند بیشتر با مشتریان خود باشند. در یک ساعت یا کمتر باید این کار را انجام دهید.
2 – جلسه هفتگی تک به تک
این یک جلسه هفتگی برنامه‌ریزی‌شده با هر یک از اعضای تیم فروش شما به‌صورت جداگانه است. هدف آن بحث در مورد عملکرد فردی، شناسایی علل ریشه‌ای هرگونه شکاف عملکردی و توافق بر سر اقداماتی است که برای بازگشت به مسیر درست، باید انجام شود. همچنین فرصتی عالی برای ایجاد روابط با نمایندگان و درک هرگونه مسئله یا مشکل شخصی یا حرفه‌ای است که مانع عملکرد نماینده فروش مربوطه می‌شود.
این جلسات تک به تک است، بنابراین اگر یک مدیر فروش پنج نماینده فروش داشته باشد، پنج جلسه تک به تک در طول هفته برگزار خواهد شد. برخلاف جلسه فروش هفتگی تیمی، این جلسات را می‌توان برای هر روز هفته که برای مدیر فروش و نماینده فروش خوب عمل می‌کند، برگزار کرد و می‌تواند حضوری یا از طریق یک پلت فرم جلسه مجازی باشد.
نکته:
پس از جلسه، مطمئن شوید که همه نکات کلیدی یا اقداماتی که باید انجام شود را در یک ایمیل به‌صورت خلاصه برای نماینده فروش خود ارسال کنید.
ازآنجایی‌که هر دو نوع جلسه روندی تکراری را طی می‌کنند، ضروری است که در مورد اهداف جلسه از قبل فکر کنید و یک دستور کار مطابق با آنها ایجاد کنید. دستور کار همچنین سطحی از پیش‌بینی را فراهم می‌کند که به مدیر فروش و نمایندگان فروش اجازه می‌دهد تا برای جلسات آماده شوند.
در انواع مختلف دستور کار جلسات فروش خود چه مواردی را باید در نظر بگیرید
دستور کار جلسه هفتگی تیم فروش
جلسه هفتگی تیم باید بر روی اهداف و دستاوردهای تیم تمرکز کند و یک انجمن عالی برای تشخیص پیروزی‌ها، بحث در مورد فرصت‌های جدید، بررسی اولویت‌ها و ارتقا و توسعه مهارت‌ها باشد. بحث‌های جلسه فروش باید مثبت و آینده‌نگرانه باشد. بحث‌های مربوط به عملکرد ضعیف نمایندگان را در جلسات فردی مربوط به هریک از آنها پیگیری کنید.
در اینجا یک نمونه دستور کار برای یک جلسه هفتگی یک‌ساعته تیمی، همراه با توضیح مختصری برای هر موضوع پیشنهادی آمده است:
1 – نتایج فروش (5 دقیقه):
مدیر فروش باید با یک مرور سریع از جایگاه تیم در ارتباط با اهداف فروش جلسه را شروع کند. این کار می‌تواند به تفکیک هر فروشنده انجام شود، مشروط بر اینکه تاکید بر موفقیت تیم باشد. همچنین این زمانی عالی برای شناخت و جشن گرفتن هر پیروزی جدید یا دستاورد مهمی است.
2 – فعالیت فروش (10 دقیقه):
اکنون روی شاخص‌های کلیدی عملکرد مانند جلسات جدید، پیشنهادها و فرصت‌ها تمرکز کنید. برای حفظ این جو مثبت، از هر یک از اعضای تیم بخواهید دستاوردهای هفته قبل و بهترین فرصت‌های خود را برای هفته پیش رو با دیگران به اشتراک بگذارند.
3 – فرصت‌های برتر (15 دقیقه):
این قسمت باید شامل یک بررسی جامع درباره خط لوله فروش در سطح بالا باشد که در آن هر نماینده فروش می‌تواند فرصت‌های برتر و مراحل بعدی مرتبط را با دیگران به اشتراک بگذارد. تاحدامکان، نمایندگان فروش، زمانی که در مورد مراحل بعدی نامطمئن هستند یا می‌خواهند از جهت‌گیری استراتژیک دیگران استفاده کنند، باید از تیم مشاوره بگیرند. اگر این بحث برای هر فرصت خاص بیش از 5 دقیقه طول بکشد، مدیر فروش باید جلسه جداگانه‌ای برای ادامه آن بحث تشکیل دهد.
4 – اولویت‌ها و ابتکارات جدید (10 دقیقه):
شما به‌عنوان مدیر فروش، اکنون کل تیم را باهم در اختیار دارید، بنابراین این یک انجمن عالی برای پیش‌نمایش هر اولویت، ابتکار و انجام “بازی‌های فروش” است. هدف این است که مطمئن شوید که کل تیم فروش از وظایف و اولویت‌های خود مطلع هستند و باید از آنها بازخورد گرفته شود. برای مثال، ممکن است رویدادها و برنامه‌های بازاریابی آتی یا هر خط‌مشی یا رویه جدیدی را که بر تیم شما تأثیر می‌گذارد، مرور کنید. اگر تیم مسائل یا نگرانی‌های قانونی دارد، از آنها یادداشت‌برداری کنید و اطلاعات بیشتری برای پیگیری مسائل و مشکلات آنها جمع‌آوری کنید.
5 – توسعه مهارت‌ها (15 دقیقه):
توسعه مهارت‌ها می‌تواند مسئولیت کل تیم باشد. از یکی از اعضای تیم بخواهید که درباره یک مهارت یا رویکرد فروش خاص در بازار تحقیق کرده و یک بحث گروهی آماده کند. هدف این است که به طور فعال تیم فروش خود را با تمرکز بر برنامه‌های کاربردی در دنیای واقعی به‌منظور توسعه مهارت‌های خود درگیر کنید.
موضوعات پیشنهادی:
- مشتری یابی برای کسب و کار جدید
- ایجاد روابط و ارتباط سازی
- توسعه اهداف برای تماس‌های فروش
- پرسیدن سؤالات متنوع برای سنجش نیازها
- فروش بر اساس ارزش
- غلبه بر اعتراضات مشتری
- به‌دست‌آوردن وفاداری مشتری
- مذاکره
6 – خلاصه اولویت‌های هفته (5 دقیقه):
جلسه را با جمع‌بندی اولویت‌های اصلی پایان دهید. به یاد داشته باشید که همیشه با تشکر از تیم خود و تشویق کردن آنها و با ذکر یک نکته مثبت، جلسه را پایان دهید.
دستور جلسه هفتگی تک به تک
شما باید جلسات هفتگی تک به تک را با هر یک از نمایندگان فروش خود برگزار کنید تا با فعالیت‌های فروش آنها همگام شوید و رابطه خود را با آنها تقویت کنید. برای متمرکز و پربار نگه‌داشتن این جلسات، اطمینان حاصل کنید که جلسات برای هدف خاصی برگزار می‌شوند و از مسیر منحرف نمی‌شوند یا از فعالیت‌های دیگر جلوگیری نمی‌کنند. اگر مشکلی در زمان وجود دارد، دوباره برنامه‌ریزی کنید. بااین‌حال، از این جلسات مهم غافل نشوید.
در اینجا یک نمونه دستور کار برای یک جلسه هفتگی یک‌ساعته تک به تک به همراه توضیح مختصری برای هر موضوع پیشنهادی آمده است:
1 – بررسی (5 دقیقه):
شما باید جلسه تک به تک را با یک بررسی سریع شروع کنید تا ببینید نماینده فروش شما از نظر شخصی و حرفه‌ای چگونه عمل کرده است. این به ایجاد رابطه و ایجاد ارتباط شخصی بهتر با نماینده فروش مربوطه کمک می‌کند. درحالی‌که جلسه شما مربوط به تجارت است، عنصر رابطه برای ایجاد اعتماد و پذیرش نظرات شما ضروری است. این بررسی همچنین به شما بینشی در مورد مسائلی که بر نگرش یا انگیزه نماینده فروش تأثیر می‌گذارد، می‌دهد.
2 – بررسی نکات مهم هفته گذشته (10 دقیقه):
از نماینده فروش خود بخواهید تا نکات مهم هفته گذشته را مرور کند. این می‌تواند شامل جلسات برگزار شده، فرصت‌های جدید، پیشنهادهای ارائه شده و البته، هر پیروزی جدید باشد. به‌عنوان مدیر فروش، باید گوش دهید، سؤال بپرسید و نقش یک تقویت‌کننده مثبت را بازی کنید.
3 – مرور اولویت‌های این هفته (10 دقیقه):
از نماینده فروش خود بخواهید اولویت‌های اصلی هفته آینده مانند جلسات آینده، ارائه‌ها و پیشنهادها را بررسی کند. شما باید گوش دهید، سؤال بپرسید و ارزیابی کنید که آیا او می‌تواند این کارها را به‌درستی انجام دهد یا باید در مورد اولویت‌های آینده به او کمک کنید.
4 – بررسی خط لوله فروش (25 دقیقه):
اینجا جایی است که می‌توانید ارزش فوق‌العاده‌ای ایجاد کنید. همراه نماینده، خط لوله فروش او را بررسی کنید و ارزیابی کنید که آیا اقدامات یا استراتژی‌های مناسب برای پیشبرد فرصت‌ها انجام شده است یا خیر. نماینده فروش باید بررسی خط لوله را رهبری کند و روی فرصت‌ها در هر مرحله تمرکز کند که از پیشرفته‌ترین مرحله شروع می‌شود (یعنی نزدیک‌ترین مرحله به مرحله پایانی که بستن فروش است).
از نماینده فروش خود بخواهید تا در مورد فرصت‌های برتر، استراتژی فروش مرتبط و مراحل بعدی صحبت کند. همان‌طور که فرصت‌ها را بررسی می‌کنید، از نماینده فروش بخواهید که نیاز تجاری مشتری را بیان کند:
از جمله:
- راه حل شما چگونه نیازهای مشتری را برطرف می‌کند
- دسترسی به تصمیم‌گیرندگان کلیدی
- موقعیت رقابتی
- چرا راه‌حل شما بهترین انتخاب برای مشتری است
5 – عملکرد فروش (10 دقیقه):
به‌عنوان یک نقطه شروع، از نماینده فروش بخواهید نتایج فروش خود را به اشتراک بگذارد و مشخص کند در چه جایگاهی نسبت به برنامه خود قرار دارد. بر اساس آنچه تاکنون به دست آورده و فرصت‌هایی که در خط لوله فروش او وجود دارد، باید از او بخواهید ارزیابی کند که انتظار دارد نسبت به برنامه خود به کجا باید برسد. به طور معمول، این به‌عنوان یک ارزیابی از برنامه ماهانه، سه‌ماهه یا سالانه مورد انتظار او بیان می‌شود.
توجه:
برخی از نمایندگان فروش بیش از حد خوش‌بین هستند، بنابراین مطمئن شوید که پیش‌بینی‌های آنها بر اساس ارزیابی واقعی از مقدار پول و زمان‌بندی متناسب با برنامه آنها است.
با فرض اینکه نماینده فروش انتظار دارد در همان سطح یا بالاتر از سطحی که در طرح ارائه شده برسد، او را تشویق کنید و تعیین کنید که چگونه می‌توانید در هر فرصتی که لازم است برای آمادگی بیشتر او، به وی کمک کنید. برعکس، اگر دلیلی برای شک در توانایی آنها برای دستیابی به اهداف فروش دارید، باید به آنها کمک کنید تا روی فعالیت‌های فروشی تمرکز کنند که احتمال دستیابی به اهداف فروش آنها را بهبود می‌بخشد.
توجه:
اگر مشکلات عملکردی در طرحی که در حال انجام است، وجود دارد، باید یک جلسه جداگانه برای بررسی انتظارات عملکردی و در صورت لزوم برنامه بهبود عملکرد تنظیم کنید.
جلسات تیمی و انفرادی فروش، دیدی جامع از تیمتان به شما ارائه می‌دهد. تاحدامکان از برنامه‌ریزی مجدد خودداری کنید و با این جلسات به همان اندازه که برای برگزاری جلسه با مشتری، اهمیت قائل هستید، برخورد کنید. به یاد داشته باشید، توانایی شما برای دستیابی به اهداف فروش بر اساس یک تیم توانمند شکل می‌گیرد. این جلسات بینش ارزشمندی در مورد فرصت‌های فروش، از جمله استراتژی‌های فروش مرتبط، به شما ارائه می‌دهند و نقش یک انجمن منظم برای اتصال به‌صورت جمعی و شخصی را بازی می‌کنند، جایی که شما می‌توانید برنده‌ها را تشخیص دهید، اولویت‌ها را بررسی کنید و بر اساس تجربه خود اطلاعات لازم و مناسب را به نمایندگان فروش خود ارائه دهید.
چگونه ارزش جلسات فروش سالانه خود را به حداکثر برسانیم
جلسه سالانه تیم فروش:
جلسات سالانه باید در ابتدای سال مالی برگزار شود و به‌عنوان فرصتی برای مدیران فروش برای به اشتراک گذاشتن اهداف سالانه و بحث در مورد استراتژی‌های مرتبط با تیم‌های فروشتان عمل کند. در سطح بالا، جلسه باید بر روی آنچه انتظار دارید تیم شما به آن دست یابد و چگونه تیم شما به این اهداف دست خواهد یافت، متمرکز شود. نشست سالانه همچنین باید شامل یک جزء از فرایند “تیم سازی” باشد.
چارچوب زمانی واقعی برای نشست سالانه ممکن است متفاوت باشد، اما ما معمولاً قالب یک‌روزه را پیشنهاد می‌کنیم، مگر اینکه با یک رویداد سازمانی در یک مقیاس بزرگ‌تر ترکیب شود. اگر جلسه سالانه به‌صورت مجازی برگزار می‌شود، باید به‌صورت یک سری سه یا چهار جلسه 2 ساعته آنلاین برگزار شود.
1 – اهداف سالانه: آنچه از تیم خود انتظار دارید به آن دست یابند (1 ساعت):
با به اشتراک گذاشتن هدف فروش سالانه و سایر اهداف مرتبط، مانند ترکیب تجاری، حاشیه سود و خدمات پشتیبانی، با تیم خود شروع کنید. هدف این است که مطمئن شوید تیم شما به‌وضوح درک می‌کند که انتظار می‌رود به طور جمعی به چه چیزی برسند.
توجه:
جدا از جلسه سالانه خود، باید زمانی را با هر یک از اعضای تیم برنامه‌ریزی کنید تا اهداف فروش سالانه فردی خود را بررسی کرده و در مورد چگونگی دستیابی به بهترین اهداف با یکدیگر همکاری کنید.
هنگامی که اهداف را به طور واضح و شفاف مشخص کردید، در برخی موارد (به‌عنوان‌مثال، چرخه‌های فروش کوتاه‌تر) باید اهداف را بر اساس بازه‌های زمانی سه‌ماهه و ماهانه تقسیم کنید. اهداف سه‌ماهه باید منعکس‌کننده نرخ رشد مورد انتظار شما در طول سال و هر فصل (سه ماه) مرتبط با کسب‌وکار شما باشد.
سپس باید تیم خود را از طریق یک مرور کلی از مفروضات اساسی هدایت کنید که احتمالاً شامل مقایسه فصل‌به‌فصل با نتایج واقعی سال قبل برای نشان‌دادن رشد سال‌به‌سال مورد انتظار شما خواهد بود. سایر مفروضاتی که باید بررسی کنید شامل میزان درآمدی است که از مشتریان جدید و موجود انتظار دارید و درآمد مرتبط با هر پیشنهاد جدید یا استراتژیک.
2 – استراتژی‌ها و تاکتیک‌ها: چگونه تیم شما به آن اهداف دست خواهد یافت (3 ساعت):
در این مرحله، ضروری است که تیم خود را در فرایند برنامه‌ریزی سالانه مشارکت دهید. همان‌طور که در بسیاری از سازمان‌های فروش معمول است، ممکن است نمایندگان قبلاً سطحی از بدبینی یا نگرانی در مورد اهداف فروش سالانه را ابراز کرده باشند. این کاملاً طبیعی است و به‌عنوان مدیر فروش، باید آنها را توجیه کرده و آنها را در مسیر دستیابی به اهداف اختصاصی خود، هدایت کنید.
به‌عنوان نقطه شروع، از اهداف خود برای سه‌ماهه اول سال شروع کنید و در مورد اینکه چه استراتژی‌هایی می‌توانند به بهترین نحو منجر به دستیابی به هدف شوند، بحث کنید. استراتژی‌ها نحوه دستیابی به هدف را توصیف می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، یک استراتژی می‌تواند مربوط به حمایت از جذب مشتری جدید، استراتژی گرفتن ارجاع از مشتریان و مخاطبین موجود باشد.
ایجاد هماهنگی میان استراتژی و تاکتیک
هنگامی که یک استراتژی را شناسایی کردید، از تیم خود بخواهید تا تاکتیک‌هایی را که از این استراتژی پشتیبانی می‌کنند، طرح‌ریزی کنند. مجدداً، به مثال استراتژی ارجاع خود برگردیم، این می‌تواند شامل برنامه‌ای برای تضمین گرفتن حداقل سه ارجاع از 10 مشتری برتر هر نماینده فروش باشد. برای هر استراتژی، از تیم خود بخواهید 4 تا 6 تاکتیک حمایتی را شناسایی کند.
به‌خاطر داشته باشید که بسیاری از استراتژی‌ها برای اجرا نیاز به زمان طولانی‌تری دارند و ممکن است شامل کمک‌گرفتن از سایر حوزه‌های شرکت شما، مانند بازاریابی یا توسعه محصول باشند. به‌این‌ترتیب، باید از تیم خود بخواهید که ابتدا روی استراتژی‌ها و تاکتیک‌های کوتاه‌مدت تمرکز کنند که کاملاً در کنترل آنها است و سپس روی استراتژی‌هایی که نیاز به حمایت خارجی دارند، تمرکز نمایند.
توجه
به یاد داشته باشید که در طول مسیر یادداشت‌برداری کنید تا بتوانید اهدافی را که مرور کردید و استراتژی‌ها و تاکتیک‌های مرتبط را خلاصه کنید. پس از جلسه، ارائه‌ای را آماده کنید که شامل اهداف، استراتژی‌ها و تاکتیک‌های سال باشد. برای تقویت برنامه سالانه‌ای که با تیم خود تهیه کرده‌اید، باید برنامه‌ریزی کنید که این ارائه را بلافاصله پس از جلسه فروش با تیم خود مرور کنید. همان‌طور که در طول سال این کار را انجام می‌دهید، حتماً ارائه را قبل از جلسات سه‌ماهه خود با نتایج واقعی و پیشرفت در استراتژی‌هایی که تیمتان ایجاد کرده‌اند، به‌روز کنید.
3 – ایجاد انگیزه و تیم سازی (2 تا 4 ساعت):
با گنجاندن یک رویداد تیم سازی در جلسه فروش سالانه خود، می‌توانید به تیم خود کمک کنید تا ارتباطات خود را با یکدیگر توسعه داده و تقویت کنند. درحالی‌که بسیاری از این موارد به‌صورت ارگانیک در طول سال اتفاق می‌افتد، یک فعالیت ساختاریافته در ابتدای سال می‌تواند به تقویت حس بیشتر کار گروهی کمک کند. به‌عنوان‌مثال، می‌توانید از تیم خود بخواهید که برای یک هدف خیریه داوطلب شوند یا در یک فعالیت گروهی شرکت کنند. در حالت ایده‌آل، باید از تیم خود در مورد اولویت‌های فعالیت گروهی خود قبل از جلسه سالانه خود اطلاعات دریافت کنید تا بتوانید مطابق با آن برنامه‌ریزی کنید.
جلسات سه‌ماهه تیم فروش:
در آغاز هر سه‌ماهه جدید، یک جلسه 1 ساعته با تیم خود تنظیم کنید تا عملکرد سه‌ماهه قبل و پیشرفت در استراتژی‌هایی که تیم شما در جلسه سالانه توسعه داده‌اند را بررسی کنید. صرف‌نظر از اینکه تیم شما سه‌ماهه قبل را چگونه به پایان رسانده است، باید پیروزی‌ها، دستاوردها و فرصت‌های آینده را تشخیص دهید.
اگر تیم شما به هدف فروش خود دست نیافته است، باید زمینه‌های بهبود را در سه‌ماهه آینده بررسی کنید و نظر آنها را بخواهید. به یاد داشته باشید که بحث را بر روی فعالیت‌های اساسی که منجر به نتایج می‌شوند و حوزه‌هایی که نمایندگان فروش می‌توانند آنها را کنترل کنند، متمرکز نگه دارید.
تا وقتی که شما فروشندگانی دارید که در رسیدن به اهداف فروش فردی خود کوتاهی می‌کنند، در بحث‌های هفتگی انفرادی خود با آن عضو تیم، به علل اساسی این اهمال‌کاری بپردازید. در جلسات سه‌ماهه در مورد این موارد به‌صورت علنی بحث نکنید.
هنگامی که فصل یا سه‌ماهه قبل را مرور کردید، باید توجه خود را به اهداف این سه‌ماهه معطوف کنید و در مورد استراتژی‌ها و تاکتیک‌های مناسب بحث کنید. دوباره، مانند جلسه سالانه، مطمئن شوید که از نظرات تیم خود در مورد چگونگی دستیابی به اهداف سؤال می‌کنید.
نتیجه گیری
برگزاری جلسات مؤثر به شما امکان می‌دهد اولویت‌بندی کنید، نکات مهم را به اشتراک بگذارید و با تیم خود همکاری کنید. به‌عنوان یک مدیر فروش، با داشتن یک دستور کار آماده و مثبت نگه‌داشتن جو جلسات، شما لحن مربوط به برگزاری جلسات را تعیین می‌کنید. انتظارات واضح و شفافی را برای تیم خود در مورد آمادگی و نحوه مشارکت در جلسات تعیین کنید.
همچنین باید مطمئن شوید که جلسات را طبق برنامه شروع کرده و به پایان می‌رسانید و از وسوسه برنامه‌ریزی مجدد بر اساس اولویت‌های دیگر اجتناب کنید. جلسات فروش باید برای شما و تیمتان اولویت بالایی داشته باشند، زیرا یکی از بهترین راه‌ها برای حفظ تیم فروش شما در مسیر درست است.
منبع:
Sales Readiness Group
ترجمه و اقتباس:
حسین شکرگزار
غیاث‌الدین مشایی
